Журнал входного контроля сырья и материалов на производстве: что проверять, образец журнала и акта

Мыловар получает 10 кг эфирного масла лаванды. Накладная есть, канистра целая, масло уходит в варку. Через две недели покупатель пишет: мыло пахнет не лавандой, а чем-то аптечным. Владелец идет разбираться. Какая это была канистра? От какого поставщика? Сколько кусков из нее уже сварили и продали? Ответа нет. Номер партии с канистры никто не записал, а накладные лежат в папке вперемешку за три месяца.

Эту дыру закрывает входной контроль. Проверить сырье до цеха, записать партию и срок в журнал, а сомнительную поставку отложить в сторону. Ниже разберем, что проверять, какие графы нужны в журнале, как выглядит акт на брак и что с ним делать дальше.

Что такое входной контроль и чем он отличается от приемки по количеству

Входной контроль проверяет качество: подходит ли сырье для производства. ГОСТ 24297-2013 называет это верификацией закупленной продукции. Цель по стандарту — проверить соответствие продукции требованиям и не дать несоответствующей продукции уйти в производство (п. 5.1)¹. Стандарт действует с 1 января 2014 года взамен ГОСТ 24297-87¹.

Приемка по количеству решает другую задачу. Она сверяет штуки и килограммы с накладной и ставит сырье на учет. Путают их постоянно, поэтому вот разграничение:

Одна поставка может пройти через оба процесса. Кладовщик пересчитал канистры и оформил М-4. Технолог проверил сертификат и срок и записал партию в журнал. Это две разные подписи и две разные ошибки, которые они ловят.

На стройке тоже ведут журнал входного контроля, но там свои правила и свои своды правил. Эта статья про цех.

Кому и когда нужен входной контроль

Пищевое производство. Здесь это не выбор. ТР ТС 021/2011 обязывает изготовителя внедрить процедуры на принципах ХАССП (ст. 10, ч. 2). В их числе прямо названы контроль за сырьем и упаковочными материалами и документирование результатов контроля (ст. 10, ч. 3, п. 4 и 6)². Как это связано с прослеживаемостью, мы разбирали в статье про ХАССП и прослеживаемость сырья.

Косметика и мыло. Масла, отдушки, щелочь, красители приходят со сроком годности и документами качества. Просроченная отдушка портит всю варку, а не одну банку.

Швейка и мебель. Здесь срок годности не главное. Главное — брак ткани, разнотон между рулонами, сколы на плите, некомплект фурнитуры. Проверка ткани до раскроя подробно описана в статье про учет брака ткани.

Давальческое сырье. Если заказчик привез свою ткань или свои флаконы, проверяйте их так же строго. Иначе брак сырья заказчика станет вашим браком в его глазах.

Типичная картина в цехе на 5-15 человек такая. Сырье принимают «на глаз»: коробки целые, накладная есть, значит, все в порядке. Номер партии и срок годности нигде не пишут. Когда партия оказалась плохой, их ищут по накладным и по памяти. Проще сразу записывать номер партии и срок годности сырья прямо при приемке. Тогда партию потом находят по номеру, а не по стопке бумаг.

На кадре — приемка части заказа поставщику: кладовщик вводит фактическое количество, номер партии с канистры и срок годности. Эти данные остаются с остатком на складе, и через месяц не придется искать их по накладным.

Что проверять при поступлении сырья

Пункт 7.8 ГОСТ 24297-2013 называет две группы проверок. Первая — комплектность и качество сопроводительных документов с записью в журнал. Вторая — внешний вид, состояние поверхности, упаковка, маркировка, механические повреждения¹. На практике это чеклист из восьми шагов:

• Документы. Есть удостоверение качества, паспорт партии или декларация соответствия. Номер партии в документе совпадает с номером на упаковке. Как проверить декларацию по реестру, рассказали в статье о проверке сертификата соответствия.
• Упаковка. Целая, без протечек, вмятин, следов вскрытия и влаги.
• Маркировка. Читается название, производитель, номер партии, дата изготовления, срок годности, условия хранения.
• Партия и срок. Записаны в журнал. Остаток срока годности хватит на ваш цикл производства.
• Количество выборочно. Взвесить одно-два места. Полный пересчет — задача приемки по М-4.
• Внешний вид и органолептика. Цвет, запах, консистенция, отсутствие комков и посторонних включений. ГОСТ прямо относит запах и вкус к органолептическим методам, а цвет, маркировку и упаковку — к визуальным (п. 5.9.2)¹.
• Лаборатория при необходимости. Если сомнение не снимается осмотром, отберите образец и отправьте на анализ. Для отбора ГОСТ дает форму акта отбора образцов в приложении Б¹.
• Решение. Допущено, на карантин или брак. Запись и подпись в журнале.

Проверять можно всю партию или выборку. Сплошной контроль ГОСТ рекомендует там, где он технически возможен и экономически оправдан (п. 5.9.3)¹. Совет автора: для надежного поставщика с годами без претензий хватит проверки документов и осмотра каждой поставки. Нового поставщика проверяйте полностью первые три-четыре поставки.

Журнал входного контроля: графы и образец

Сначала об обязательности. Закон единую форму журнала входного контроля не утверждает. Документы по стандартизации применяются добровольно (ч. 1 ст. 26 закона № 162-ФЗ)³. Обязательным национальный стандарт становится, например, если вы публично заявили о соответствии ему (ч. 3 той же статьи)³. Выполнять ГОСТ придется и тогда, когда вы сами вписали его в договор с покупателем или в свой стандарт предприятия.

В ГОСТ 24297-2013 форма журнала дана в приложении А. Оно справочное, то есть это образец, а не обязательный бланк¹⁴. Форму предприятие вправе утвердить свою. В форме 11 граф: дата поступления, номер вагона или автомашины, поставщик, наименование продукции, сертификат качества, масса и номер партии, вид упаковки, дата изготовления, место и дата отбора образца, заключение о качестве с подписью ответственного.

Для цеха графу про вагон можно убрать, а срок годности и решение вынести отдельно. Вот образец журнала входного контроля для мыловарни:

Строка 44 показывает частый случай. Партию не бракуют целиком: годное допускают, брак откладывают и оформляют актом. У тары срока годности нет, поэтому графа пустая.

Журнал на бумаге прошивают, нумеруют страницы и заверяют подписью руководителя. Так строку нельзя тихо вырвать или переписать.

Если партия не прошла контроль

Первое правило: сомнительное сырье не должно стоять рядом с годным. Пункт 8.3 ГОСТа требует пометить несоответствующую продукцию ярлыком несоответствия и поместить в изолятор. Там она лежит, пока поставщик не решит, что с ней делать¹. В цехе это полка или угол с желтой лентой и табличкой «Не использовать».

Второе правило: запрет на запуск в производство оформляют письменно. По п. 8.4 проверяющий выдает запрещение по форме приложения Е¹. Для маленького цеха удобнее объединить ярлык, запрет и описание брака в один акт входного контроля.

Пример акта входного контроля:

Акт входного контроля № 7 от 24.09.2026

Сырье: эфирное масло лаванды, партия ЛВ-0910, 10 кг, 2 канистры по 5 кг. Поставщик: ООО «Ароматика», накладная № 512 от 23.09.2026. Документ качества: декларация о соответствии, номер указан в журнале, строка 43. Что проверили: документы, упаковку, маркировку, запах в сравнении с контрольным образцом прошлой партии. Что не так: запах резкий, камфорный, не соответствует образцу и описанию в спецификации поставщика. Решение: партию в производство не запускать. Хранить в зоне карантина до ответа поставщика. Образец 50 мл отобран и опечатан. Проверил: технолог Петров. Утвердил: директор Сидорова.

Третье правило: поставщика извещают сразу. По п. 8.3 на несоответствующую продукцию оформляют претензию и отправляют поставщику вместе с актом отбора образцов¹. Учитывайте сроки претензий по договору. ГОСТ отдельно напоминает о них в п. 7.2: проверку можно провести и позже, но срок на претензию может уйти¹.

Если брак касается количества или видимого повреждения при разгрузке, параллельно оформите акт М-7.

Как журнал связан с прослеживаемостью

Номер партии из журнала — это ниточка. По ней находят, в какие заказы на производство ушло сырье и какие партии готовой продукции из него сделаны. Без записи при приемке этой ниточки нет. На выходе из цеха партию готовой продукции проверяют еще раз и записывают в журнал бракеража готовой продукции.

Вернемся к мыловару из начала. Будь в журнале строка «ЛВ-0910, ООО «Ароматика», 24.09», он за пять минут узнал бы поставщика. А по партионному учету — сколько варок сделано из этой канистры. Как устроен такой учет, разобрано в статье про партионный учет. Что делать, когда жалоба уже пришла, — в статье о том, как поднять партию по жалобе покупателя.

Где вести журнал: бумага, таблица или система учета

Честно о границе. Система учета закрывает часть задачи: номер партии и срок годности сырья вводят при приемке, и они остаются с остатком. Остатки по срокам годности видно на складе, без поиска по накладным. Но заключение о качестве, запах, подпись технолога и решение о карантине — это журнал входного контроля. Его ведут на бумаге или в таблице рядом с учетной системой. Совет автора: номер строки журнала можно вписать в комментарий к приемке. Тогда из системы легко выйти на запись о проверке.

Про контроль сроков годности сырья в кондитерском цехе есть отдельный разбор: срок годности сырья в кондитерке.

Коротко

Входной контроль отвечает на вопрос «можно ли пускать это сырье в работу». Журнал отвечает на вопрос «откуда пришла эта партия и кто ее проверил». ГОСТ 24297-2013 дает готовую основу: что проверять, какие графы вести, как изолировать брак и известить поставщика. Форму можно утвердить свою. Главное — записывать партию и срок в момент приемки, а не вспоминать их потом.