Партионный учет в производстве: сырье, выпуск и прослеживаемость

Партия товара — количество однородного товара, которое прошло одним движением по одному документу: один поставщик, одна накладная, одна дата. Внутри партии все единицы считаются одинаковыми: та же цена, тот же срок годности, то же качество. Партию товара формирует не изготовление, а поставка или отгрузка.

Партия продукции — количество продукции, изготовленное за один производственный цикл из одного набора сырья при одинаковых условиях. Ее границы задает производство: одна варка, одна смена, один рецепт. Номер такой партии отвечает сразу на два вопроса: из чего сделан продукт и куда он уехал.

На производстве оба понятия живут одновременно. Сырье приходит партиями товара, уходит в работу и выходит партиями продукции. Связь между этими двумя рядами номеров и называется партионным учетом. От нее зависит не только отчетность Роспотребнадзору, но и возможность за час найти, где произошел брак, отозвать проблемный продукт без потери всей выручки и вовремя списать истекающее сырье.

Мини-производства часто живут без партионного учета: «все мыло — просто мыло, все мороженое — просто мороженое». До первой проверки или претензии. Дальше: чем партия товара отличается от партии продукции, что такое партионный остаток, как понять, где заканчивается одна партия и начинается следующая, и как ввести учет партий в производстве на 1–5 человек. Та же логика нужна и в партии детских игрушек: партия связывает материал, сборку, проверку и конкретную отгрузку.

🧪 Если ведете мыло, косметику, сыр, мясо, мороженое или любой другой продукт с регулированием и сроками годности — партионный учет обязателен. В Золотенкове он встроен, начать можно бесплатно.

Чем партия товара отличается от партии продукции

Формулировки похожи, а объекты разные. Партия товара — это про движение: пришло, уехало, лежит. Партия продукции — про изготовление: сварили, собрали, расфасовали.

Для производственника разница практическая. Партия товара отвечает на вопрос «чем я располагаю и до какого числа». Партия продукции отвечает на вопрос «что я отдал клиенту и из чего это сделано». Претензия приходит на партию продукции, а причина почти всегда лежит в партии товара.

Есть и третий случай, когда вы ничего не производите, а перепродаете. Тогда партия продукции не появляется вовсе: у товара есть только входящая партия, и прослеживаемость строится от поставщика к покупателю в один шаг. Дальше речь про производство, где есть оба ряда.

Что такое партия в производстве

В производственном учете партия товара распадается на два потока: то, что приходит на склад, и то, что выходит из цеха.

1. Партия сырья (входящая)

Это количество сырья, поступившее от одного поставщика за одну поставку по одной накладной. Пример:

• Партия М-042: молоко фермы X, 40 л, срок до 21.04, цена 65 ₽/л, пришло 15.04 по накладной №178.

Все молоко из этой поставки — одна партия. Характеристики одинаковые: один поставщик, один срок, одна цена. Если вы работаете на чужом сырье, партия все равно нужна, но меняется владелец: учет давальческого сырья требует отдельной отметки, чье это молоко.

2. Партия производства (исходящая)

Это количество готовой продукции, изготовленное за один цикл из определенного набора сырья. Пример:

• Партия П-045: пломбир ванильный, 1.8 л, изготовлена 15.04, использованы молоко М-042 (8 л) и сливки М-043 (3 л).

Перед запуском партии рассчитайте потребность в материалах по заказам, чтобы сопоставить нормы расхода с доступным остатком.

Между партиями сырья и партиями производства — связь многих-ко-многим. Из одной партии молока могут выйти несколько партий мороженого. В одну партию мороженого может попасть молоко из двух партий, если первой не хватило.

Эта связь и есть суть партионного учета. Без нее вы не ответите на вопрос «откуда в этой партии пломбира молоко?» быстрее чем за полдня с перерыванием накладных.

Как понять, что считается одной партией

Самый частый вопрос на старте: где заканчивается одна партия и начинается следующая. Правило отсечки состоит из трех условий. Партия одна, пока совпадают все три:

1. Одно сырье. Тот же набор входящих партий в тех же пропорциях.
2. Один цикл. Один замес, одна варка, одна смена, одно сменное задание.
3. Одни условия. Та же температура, то же оборудование, тот же оператор, тот же рецепт с той же версией.

Изменился любой пункт — начинается новая партия. Долили молоко из следующей поставки в середине варки: сырье изменилось, значит партия новая. Доварили после ночного перерыва: цикл разорвался, партия новая. Перешли на вторую линию розлива: условия другие, партия новая.

Обратное правило тоже полезно. Дробить партию мельче, чем работает отсечка, вредно: вы получите сотню номеров в неделю, которые никто не успевает клеить. Если пять замесов идут подряд из одной бочки молока по одному рецепту в одну смену, это одна партия, а не пять.

Как отсечка выглядит в трех нишах:

• Натуральная косметика. Партия — один замес крема на конкретном масле. Открыли новую бочку масла шиа с другим оттенком — новая партия, даже если рецепт тот же.
• Мини-кондитерская. Партия — выпечка одной загрузки печи. Второй противень того же теста через два часа уже отдельная партия: тесто отстояло дольше.
• Мороженое. Партия — один цикл фризера. Остановка на мойку между заливками разрывает цикл, дальше идет следующий номер.

Есть проверка на здравый смысл. Задайте себе вопрос: если это придется отзывать, какой объем я захочу снять с продажи? Ответ и есть граница партии.

Что такое партионный остаток

Обычный остаток отвечает на вопрос «сколько всего». Партионный остаток отвечает на два вопроса сразу: сколько в каждой партии и до какого числа она годна.

Разница видна на примере. На складе 50 банок меда — цифра, которая ничего не говорит о риске. В разрезе партий картина другая:

Общий остаток — те же 50 банок. Но 12 из них сгорят через полтора месяца, и решение по ним нужно принимать сейчас: скидка, переработка или списание. Для медовой ниши это особенно чувствительно, потому что маркировка меда привязывает партию к коду в системе, и задним числом его не переписать.

Считается партионный остаток просто: приход партии минус все списания, привязанные к этой партии. Ключевое слово — привязанные. Если кладовщик списал 5 банок «просто меда», без номера партии, остаток по партиям перестает сходиться с общим. Это и есть главная поломка партионного учета: не сложные формулы, а списание без указания партии.

⚠️ Списание без номера партии — главная причина, по которой партионный учет разваливается за месяц. Пока хотя бы один человек на складе отпускает «просто мед», цепочка рвется, и восстановить ее задним числом уже нельзя.

Два признака, что партионный остаток сломался:

• Сумма остатков по партиям не равна общему остатку. Значит, где-то списали мимо партии.
• Остаток партии ушел в минус. Значит, списали больше, чем приходило: перепутали номер либо не завели партию при приемке.

Партионный остаток нужен не только для сроков. По нему считается себестоимость: если молоко в апреле стоило 65 ₽/л, а в мае 71 ₽/л, себестоимость партии пломбира зависит от того, из какой партии молока она сделана. Общий остаток такой вопрос не закрывает — в нем цены уже усреднены.

Зачем вести партионный учет

Четыре сценария, в которых без партий вам плохо:

1. Проверка Роспотребнадзора

Инспектор берет образец вашего мыла с полки. Находит превышение по одному из консервантов. Вопрос инспектора: «Из какого сырья изготовлено это мыло, и есть ли еще партии с этим же консервантом в обороте?»

Без партионного учета — два-три дня разбираться с накладными. С партионным — за 10 минут: партия мыла M-217 → использованы партии сырья сода S-88 + масло O-142 + отдушка F-41, и вот список всего остального мыла, куда эти же партии уходили. Остановили продажу, написали объяснение.

Без партий вы физически не сможете удовлетворить требование трассировки из техрегламента ТС 021/2011 (для продуктов питания) или 009/2011 (для косметики).

2. Претензия клиента

Покупатель жалуется, что у ваших джерки странный привкус. Ваш вопрос себе: «Это эта партия или все партии?»

С партионным учетом смотрите, с какой партии производства и в какой магазин ушло, сколько единиц осталось на складе, нужно ли отзывать из магазина или только остановить продажу этой партии. Для пищевого крафта этот кризисный сценарий разобран отдельно: жалоба «отравились» — как поднять партию.

3. Брак в ходе производства

Повар перепутал сахар с солью в партии пирожных. Осознал через час, когда 200 штук уже расфасованы и частью проданы. С партионным учетом: списываете партию №П-042 целиком, восстанавливаете продажи и знаете, какому клиенту вернуть. Без партий — путаница, неизвестно где хорошие, где плохие.

4. Контроль срока годности

На складе — 50 банок меда. Партия М-12 со сроком до мая и партия М-15 со сроком до августа. Для таких запасов нужен FEFO — списание партии с ближайшим сроком годности, а не просто очередь по дате прихода. Без партий кто-то скажет «беру вот эту банку», и на полке останется самая свежая, а старая с истекающим сроком зарастет в углу.

Как устроен партионный учет

Базовая структура — три связанных журнала:

Журнал 1: Партии сырья

Каждая запись — одна входящая поставка.

Номер партии — сквозной по всему сырью, с префиксом по типу: «М-» молочка, «С-» сахар и так далее, для быстрого поиска.

Журнал 2: Партии производства

Каждая запись — одна варка, выпечка или сборка.

Журнал 3: Расход сырья по партиям

Связка между входящими и исходящими партиями.

В этот момент партионный учет готов:

• Зная П-045, найдем М-042, М-043, С-12 — что внутри партии.
• Зная М-042, найдем П-045, П-046, П-049 — куда это молоко ушло.

Это и есть прослеживаемость: движение в обе стороны по одной цепочке номеров.

Примеры партионного учета по 3 нишам

Натуральная косметика

Партия сырья: М-15 масло шиа 2 кг от «Naturalis» срок до 10.2026. Партия производства: К-089 крем «Облепиха» 100 г, 40 баночек, срок 6 месяцев, использованы М-15 (300 г) + М-21 (облепиховое) + К-07 (консервант).

Особенность ниши: натуральные масла имеют партии с разным запахом и цветом. Партия М-15 может быть желтой, М-22 — оранжевой. Без партий клиент с маркетплейса напишет отзыв «крем сменил цвет», и вы не поймете, качество просело или партия сырья просто другая.

Мини-кондитерская

Партия сырья: С-12 сахар 10 кг, С-17 шоколад Callebaut 70% 2 кг, С-21 сливки 33% 5 л. Партия производства: К-203 муссовое пирожное «Гренадилья», 40 шт к 20.04.

Особенность ниши: кондитеры часто работают под заказ с конкретной датой выдачи. Партия производства привязана к этой дате. Если заказ отменили — вся партия списывается, замораживается или продается со скидкой. Без партий неизвестно, что ушло в заказ, а что осталось.

Мороженое и замороженные десерты

Партия сырья: М-042 молоко, М-043 сливки, С-88 стабилизатор. Партия производства: МР-112 пломбир 100 мл, 180 шт, срок 9 месяцев при −18°C.

Особенность ниши: срок годности длинный, но условный. Сбой холодильника переводит партию в статус «под проверку». Без партионного учета и журнала температур непонятно, какая именно партия выжила, а какая нет.

Как ввести партионный учет — пошаговый старт

Шаг 1. Нумерация

Придумайте систему номеров. Простое правило — буква по типу плюс номер по порядку:

• М-001 молоко, первая партия в этом году
• С-001 сахар, первая партия
• П-001 партия производства пломбира
• К-001 партия производства крема

Или с датой: 2604-М-01 — 26 апреля, молоко, партия №1 в день.

Главное — система однозначная, и ее все понимают. Лучше лишняя буква, чем путаница.

Шаг 2. Физическая маркировка

Каждая тара с сырьем — с наклейкой «М-042». Каждая готовая единица — с маркировкой партии производства: на упаковке, на дне банки, на дне коробки.

Без физической маркировки партионный учет теряет смысл — в журнале есть связь, но на складе никто не знает, что в какой коробке.

Шаг 3. Документ расхода

При каждой варке или сборке фиксируйте, из каких партий сырья брали и сколько. Это журнал 3 выше.

В малом производстве это часто забывается. «Да знаем, что это из той партии». Через 3 месяца при проверке — никто не знает.

Даже если вы ведете в бумажной тетради, пишите в момент варки, а не «потом оформим».

Шаг 4. Склад партионный

Полка «Молоко» заменяется на две: «М-041» и «М-042». На каждой полке — одна партия. Когда берете для варки, берете из конкретной полки и фиксируете сколько.

Это физически больше труда, но:

• нельзя случайно смешать партии;
• легко работать по FEFO — берем с полки с ближним сроком;
• партионный остаток видно за секунду, без пересчета.

Шаг 5. Срок годности по партии

Партия сырья — срок от поставщика. Партия производства — срок по рецепту: 6 месяцев для пломбира, 3 месяца для мыла на натуральной основе.

Алерт за 2 недели до конца срока: сделать промо, использовать в переработку или списать.

Партионный учет в Excel или в программе учета

Excel

Это 3 листа: сырье, производство, расход. Связаны номерами партий через формулы ВПР, INDEX и MATCH.

Работает до 20–30 партий в месяц. После формулы перестают обновляться, ссылки рвутся, появляются дубли.

Типичная боль: обновил одну ячейку, забыл обновить связанную на другом листе. Через месяц прослеживаемость битая.

Программа учета

Партии — первый класс сущности. При приемке создается партия с полями. При варке выбираешь из списка партий сырья, система сама фиксирует расход. При продаже партия производства списывается.

Ключевое преимущество: один клик — и видна вся цепочка. Партия крема → партия масла шиа → поставщик → накладная → дата прихода. Без поиска.

Требования законодательства

Для производителей пищевых продуктов и косметики прослеживаемость — обязательное требование, не опция.

• ТР ТС 021/2011 (пищевая безопасность) — раздел 10 про прослеживаемость. Нужно знать, из какого сырья изготовлен каждый продукт и куда он был отгружен.
• ТР ТС 009/2011 (парфюмерно-косметическая продукция) — статья 7 про маркировку партии на упаковке и возможность проследить состав.
• «Честный Знак» для ряда категорий (молочка, БАДы, парфюмерия) — маркировка обязательна, и в ней зашифрована партия. Что меняется для молочки, разобрали в статье про партионный учет молочной продукции с 1 ноября 2026.

Штрафы за отсутствие прослеживаемости — от 30 до 300 тыс ₽ плюс остановка деятельности до устранения. Партионный учет — дешевая страховка.

Как Золотенков помогает

В Золотенкове партии — встроенная сущность:

• Партия сырья создается при приемке закупки. Номер, срок годности, цена, поставщик — все фиксируется в карточке партии.
• Партия продукции создается при закрытии производственного заказа и связывается с партиями сырья, которые вы списали.
• Прослеживаемость работает в обе стороны: от партии готовой продукции вверх — из чего состоит, от партии сырья вниз — в какие выпуски и в какие отгрузки клиентам она ушла.
• Партионный остаток виден в списке партий вместе с исходным количеством: сколько пришло и сколько осталось по каждому номеру.
• Фильтры по сроку — «Все», «Истекают за 30 дней», «Просрочены». Счетчик истекающих партий стоит в меню, его видно без захода в раздел.
• Возврат покупателя заводит партию обратно на склад, а не растворяет ее в общем остатке.

Начать можно с Free: 0 ₽ без срока до 30 артикулов включительно. Когда артикулов станет больше 30, начнутся 15 дней без ограничения количества. После них каталог больше 30 артикулов работает только в Pro за 3 290 ₽/мес. Если ваша ниша — мыло, косметика, кондитерка, сыр, мороженое, вяленые снеки или что-либо с партионностью, заведите первые партии и посмотрите, как сходятся сроки и себестоимость.

Чеклист: внедряем партионный учет за 7 дней

• День 1. Придумали систему нумерации, начали с каждой новой поставки.
• День 2. Напечатали наклейки для физической маркировки сырья на складе.
• День 3. Создали 3 журнала — сырье, производство, расход — в Excel или программе учета.
• День 4. Провели 1 варку с полной фиксацией расхода по партиям.
• День 5. Проверили: можете ли по партии готовой найти за 2 минуты партию сырья, из которой она сделана.
• День 6. Проверили обратное: по партии сырья найти все партии готовой, в которые она попала.
• День 7. Сверили партионный остаток с общим по одной позиции и переложили склад по партиям — ближний срок вперед.

Дальше — дисциплина. Партионный учет ценен, только если вы каждую партию вводите, а не «почти каждую». Пропустили одну — прослеживаемость рвется.