Акт ТОРГ-2: как оформить расхождения по количеству и качеству при приемке

На склад мыловарни привезли парфюмерную композицию: по накладной 220 кг, на паллете 200 кг. Два бидона из десяти вскрыты, у одного подтек по шву. Кладовщик звонит закупщику, закупщик — поставщику, поставщик просит «прислать документ». Какой документ — никто не знает.

Этот документ называется акт ТОРГ-2. Разберем, когда его составляют, обязателен ли типовой бланк в 2026 году, кто подписывает и что делать после акта. Числа в примерах условные. Формы документов и маршрут приемки закрепите в учетной политике вместе с бухгалтером.

Что такое ТОРГ-2 и когда он нужен

Полное название формы — «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей». Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 вместе с остальными формами по учету торговых операций¹.

Акт нужен ровно в одном случае: факт приемки не сошелся с документами поставщика. Расхождения бывают трех видов, и в акте их описывают по-разному.

По количеству. Привезли меньше или больше, чем указано в накладной. Недостача и излишек — оба повод для акта, а не только недостача.

По качеству. Товар есть в полном количестве, но часть непригодна: подтеки, бой, срок годности на исходе, другой сорт или марка.

По комплектности и таре. Не хватает частей комплекта, нарушена упаковка, сорваны пломбы, оттиск не читается.

Акт решает три задачи сразу. Он фиксирует расхождение на дату приемки. Он дает бухгалтерии основание оприходовать фактическое количество. Он становится приложением к претензии поставщику.

Важен момент составления. Акт пишут в ходе приемки, пока груз, тара и водитель еще на площадке, а не после того, как товар разнесли по стеллажам. Это не формальность: именно дата и место приемки отделяют повреждение в пути от повреждения на вашем складе.

Отдельная форма ТОРГ-3 — тот же акт для импортных товаров¹. Для материалов в производственном контуре есть акт о приемке материалов М-7, утвержденный другим постановлением. Сама накладная, с которой сверяют факт, разобрана в статье про товарную накладную ТОРГ-12.

Когда акт не нужен

Поставка сошлась по количеству, ассортименту и состоянию — акт не составляют. Достаточно отметки о приемке в ТОРГ-12 или собственной форме приходного документа, например приходном ордере М-4.

Мелкое расхождение, урегулированное на месте, тоже не всегда требует акта. Если договор допускает отклонение в пределах нормы естественной убыли или процента от партии и стороны закрыли вопрос подписью на накладной, отдельный документ не нужен. Смотрите договор, а не общие правила.

И вот здесь начинается настоящая проблема малого производства. Кладовщик перечеркивает 220 в бумажной накладной, пишет сверху 200, ставит подпись. Вечером кто-то переносит цифру в тетрадь остатков — или не переносит. Через месяц на инвентаризации всплывает разница в 20 кг, и объяснить ее уже некому. Складская программа нужна затем, чтобы принимать поставку по факту и сразу видеть остаток на складе, а не собирать правки из перечеркнутых бумаг.

Обязателен ли бланк ТОРГ-2 в 2026 году

Обязанность оформить документ и обязанность взять конкретный бланк — разные вещи.

Часть 1 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ требует первичный учетный документ на каждый факт хозяйственной жизни². Недостача при приемке — такой факт. Запись «пришло 200 вместо 220» в чате с закупщиком первичным документом не становится.

При этом унифицированные формы необязательны с 1 января 2013 года. Минфин России разъяснил это информацией от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012³. Форму первичного документа утверждает руководитель — часть 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ. Обязателен набор реквизитов из части 2 той же статьи: наименование документа, дата составления, наименование организации, содержание факта хозяйственной жизни, величина с единицей измерения, должности ответственных лиц и подписи с расшифровкой².

Практический вывод: не изобретайте бланк с нуля. Возьмите ТОРГ-2, уберите лишние графы под свою номенклатуру и утвердите приложением к учетной политике. Это не требование закона, а способ не спорить с поставщиком о форме документа вместо сути.

Комиссия и экземпляры

Акт составляет комиссия, а не один кладовщик. Указания по применению форм ТОРГ-2 и ТОРГ-3 говорят, что акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации с участием представителей поставщика и получателя — либо представителем получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации⁴.

Отсюда рабочий состав комиссии: материально ответственное лицо, которое принимало груз, представитель закупок и третья сторона — поставщик или незаинтересованная организация. Одна подпись заинтересованного кладовщика делает документ слабым в споре.

Число экземпляров тоже задано указаниями: ТОРГ-2 на отечественные товары составляется в четырех экземплярах, ТОРГ-3 на импортные — в пяти⁴. Акты с приложением документов передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации⁴.

Применяете собственный бланк — число экземпляров и маршрут определяете сами и записываете в регламент документооборота. Ссылаться при этом на указания к ТОРГ-2 не обязательно.

Сроки приемки и что говорит договор

Здесь чаще всего пишут неправду. Инструкции о порядке приемки продукции по количеству (П-6) и по качеству (П-7), утвержденные постановлениями Госарбитража при Совете Министров СССР, не действуют автоматически. Пленум Высшего Арбитражного Суда в постановлении от 22.10.1997 № 18 указал: установленный этими инструкциями порядок приемки применяется, только когда это предусмотрено договором поставки⁵. Нет такого условия в договоре — нет и обязанности принимать «в 24 часа».

Что действует всегда: статья 513 Гражданского кодекса обязывает покупателя проверить количество и качество принятых товаров в срок, определенный законом, иными актами, договором или обычаями, и незамедлительно известить поставщика о выявленных нарушениях⁶.

Практически это значит одно. Срок приемки и срок направления претензии смотрите в своем договоре поставки. Если там пусто, срок будет оцениваться судом как разумный, и доказывать разумность придется вам.

Если договор поставки вы подписываете сами, четыре условия стоит прописать заранее: срок приемки по количеству и по качеству, порядок и срок вызова представителя поставщика, допустимое отклонение по количеству и срок ответа на претензию. Полстраницы текста в договоре снимают половину будущих споров, а спорить о них после первой проблемной поставки уже поздно.

Заполнение по графам

Акт заполняют в день приемки. Задним числом он теряет доказательную силу: поставщик скажет, что товар повредили уже на вашем складе.

Про заключение комиссии стоит сказать отдельно. От формулировки зависит адресат претензии. Порванная пленка с торца паллеты указывает на перевозчика. Целая пломба при недостаче — на отправителя.

Наименование позиции пишите точно: «Композиция парфюмерная «Лаванда», бидон 20 кг» вместо «отдушка». В спор на 20 кг вы пойдете именно с этой строкой.

Что делать после акта

Акт сам по себе денег не возвращает. Он становится доказательством в претензии и основанием для учета.

Чеклист: что сделать в день приемки, если товар не сошелся

• Не подписывайте накладную по документу до пересчета.
• Сфотографируйте тару, пломбы и повреждения до вскрытия.
• Соберите комиссию в тот же день.
• Вызовите представителя поставщика по правилам договора и зафиксируйте вызов.
• Пересчитайте и осмотрите каждую спорную позицию.
• Заполните три графы: по документам, фактически, расхождение.
• Опишите причину расхождения словами в заключении комиссии.
• Соберите подписи комиссии и утвердите акт у руководителя.
• Оприходуйте фактическое количество, а не количество из накладной.
• Передайте экземпляры в бухгалтерию и в закупки.
• Направьте претензию в срок из договора.

Комплект претензии обычно такой: утвержденный акт, копия накладной или УПД, транспортные документы, фотографии, расчет суммы требования. Дальше стороны договариваются о допоставке, возврате, замене или скидке. Пересчитать сумму заказа и цену партии после этого решения помогает учет закупок и поставщиков.

Расчет суммы требования делайте от фактической цены партии, а не от цены прайса. В нашем примере 20 кг композиции по 1 400 рублей — это 28 000 рублей претензии, к которым по договору может добавиться неустойка за недопоставку. Если поставщик соглашается на допоставку, требование по деньгам снимается, но акт остается основанием для новой отгрузки.

Статья 518 Гражданского кодекса дает покупателю право предъявить требования по товарам ненадлежащего качества, если поставщик без промедления не заменил товар⁶. Конкретные бухгалтерские проводки по недостачам и излишкам согласуйте с бухгалтером: счета зависят от учетной политики и причины расхождения.

Как расхождение живет в остатках

Документ закрывает юридическую сторону. Остается складская: на полке лежит 200 кг, а в системе — 220.

В Золотенков МРП приемка закупки вводится фактическими количествами по строкам, а не подтверждением заказа целиком. Заказ при этом переходит в статус «Частично получен», остаток остается ожидаемым, а история приемки хранится эпизодами с датой и составом. Средневзвешенная себестоимость пересчитывается на приемке.

Приемка закупки: в строке стоит заказанные 220 кг, а в историю приемок записан фактический эпизод на 200 кг — остаток на складе считается по факту, а не по накладной. Заказ остается «Частично получен», недостающие 20 кг числятся ожидаемыми.

Программа не печатает бланк ТОРГ-2, не собирает претензию и не подписывает электронный документ. Акт оформляют отдельно по правилам организации.

Частые ошибки

1. Подписать накладную по документу, а не по факту. Подпись без оговорки означает, что вы приняли все 220 кг. Спорить дальше тяжело.

2. Ждать поставщика неделю. Комиссию собирают в день приемки. Вызов представителя фиксируют в акте, а не откладывают ради него приемку.

3. Ссылаться на П-6 и П-7, которых нет в договоре. Инструкции применяются, только если стороны их предусмотрели⁵.

4. Не описать состояние тары. Без описания пломб и упаковки непонятно, кому предъявлять претензию — поставщику или перевозчику.

5. Оприходовать бумажное количество. Расхождение не исчезает, а переезжает на инвентаризацию через месяц. Получить доверенность на приемку тоже стоит заранее — про нее есть отдельный разбор доверенности М-2.

6. Составить один акт на пять поставок за неделю. Каждая поставка закрывается своей накладной и своим актом. Сводный документ невозможно привязать ни к одному транспортному эпизоду, и претензия по нему разваливается.