Товарная накладная ТОРГ-12: образец 2026 и когда ее заменяет УПД

Мыловарня отгрузила магазину партию из 240 кусков мыла четырех видов. Менеджер собрал накладную в Word: скопировал позиции из заказа, руками пересчитал сумму, отправил водителя. Через две недели магазин прислал претензию: в накладной стоит 60 кусков лавандового, привезли 48. Кладовщик уверен, что отгрузил 48. В заказе тоже 48. В накладной — 60, потому что позицию скопировали из прошлой отгрузки и забыли поправить количество.

Спор стоил 12 кусков товара и трех дней переписки. Причина одна: документ собирали заново вместо того, чтобы взять данные из заказа.

Обязательна ли ТОРГ-12 в 2026 году

Здесь важно развести две вещи, которые в статьях обычно слиты в одну.

Норма говорит. Форма ТОРГ-12 «Товарная накладная», код по ОКУД 0330212, утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 вместе с остальными формами по учету торговых операций¹. Каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учетным документом — часть 1 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ². Отгрузка товара покупателю — такой факт.

На практике это значит. Оформить отгрузку документом обязательно. Применять именно бланк ТОРГ-12 — нет. Формы первичных документов утверждает руководитель организации (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ), а Минфин России в информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 сказал прямо: с 1 января 2013 года формы из альбомов унифицированных форм не являются обязательными к применению³.

Почему тогда ТОРГ-12 живет до сих пор. Ее знают все. Бухгалтерия покупателя примет ее без вопросов, а свой бланк придется объяснять каждому контрагенту.

Обязателен не бланк, а реквизиты. Их семь, список закрытый — часть 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ²:

1. наименование документа;
2. дата составления;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального или денежного измерения с единицей измерения;
6. должности лиц, совершивших сделку и ответственных за оформление;
7. подписи этих лиц с фамилиями и инициалами.

Нет любого из семи — документ перестает быть первичным. Расходы по нему покупатель не подтвердит: пункт 1 статьи 252 НК РФ требует документального подтверждения⁴.

Как заполнить ТОРГ-12: разбор по графам

Бланк делится на шапку, табличную часть и подвал. Ошибки собираются в трех местах.

Копеечное расхождение в графе 15 — не мелочь. Если сумма в накладной не сходится со счетом-фактурой, покупатель просит переделать оба документа, и отгрузка зависает.

Отдельная развилка — как вы собираете табличную часть. Пока позиций пять, годится Word. Когда в заказе двадцать позиций, три ставки НДС и частичная отгрузка, ручной перенос строк начинает давать ровно ту ошибку, с которой началась статья. Учетная система решает это иначе: строки отгрузки берутся из строк заказа, а не набираются заново, поэтому расхождение между «что продали» и «что написали» становится невозможным. В Золотенков МРП это отдельный шаг — перенести позиции из заказа покупателя в отгрузку и списать остатки со склада; печати бланка ТОРГ-12 в модуле нет, зато из события «Отгружено» скачивается PDF универсального передаточного документа со статусом 2 — для отгрузок без НДС; отгрузку с НДС он не берет, потому что ей нужен статус 1, а его форма не создается. Список заказов при этом выгружается в CSV, построчного состава отгрузки в выгрузке нет.

Образец заполнения для малого производства

Сквозной пример. Мыловарня ООО «Тихая гавань» отгружает магазину ИП Соколовой партию по договору поставки № 14 от 12.01.2026.

Шапка:

• Грузоотправитель: ООО «Тихая гавань», г. Тверь, ул. Заводская, 7, склад готовой продукции.
• Грузополучатель: ИП Соколова А. В., г. Тверь, пр-т Победы, 40, магазин.
• Поставщик: ООО «Тихая гавань». Плательщик: ИП Соколова А. В.
• Основание: договор поставки № 14 от 12.01.2026.
• Номер и дата документа: № 128 от 08.09.2026.

Табличная часть:

Итого: 20 мест, 240 штук, 67 680,00 без НДС, НДС 13 536,00, всего 81 216,00. Масса брутто 46,4 кг, нетто 41,2 кг. Всего мест прописью — двадцать.

Подвал: отпуск разрешил директор Крылов И. С., отпуск произвел кладовщик Гаврилова М. П., дата отпуска 08.09.2026. Со стороны покупателя — подпись по доверенности.

Набор «Три аромата» — комплект из трех кусков. В накладной он идет одной строкой по цене набора, а со склада списываются три позиции состава. Если этой связи в учете нет, остатки по кускам поедут после первой же отгрузки наборов. Как это устроено внутри партии, разбираем в статье про партионный учет.

Кто подписывает и сколько экземпляров

Экземпляра два. Первый остается у продавца — по нему товар списывается со склада. Второй уходит покупателю — по нему товар приходуется¹.

Со стороны продавца подписей три роли: кто разрешил отпуск, кто отпустил груз, кто оформил документ. Один человек может закрывать все три, если это его обязанности по приказу.

Со стороны покупателя подписывает либо руководитель, либо работник по доверенности. Доверенность предъявляется на приемке, ее номер и дата вписываются в строку «По доверенности №». Типовые формы М-2 и М-2а утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а⁵, но обязательными не являются с 2013 года по той же логике, что и сама ТОРГ-12. Доверенность в свободной форме по главе 10 Гражданского кодекса работает так же.

Совет из споров: не отдавайте товар водителю по доверенности от перевозчика. Она подтверждает право везти, а не право принять товар от имени покупателя. Приемка идет на складе покупателя, и накладную подписывает его сотрудник.

Печать — не обязательный реквизит. Ее нет в перечне части 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ². Ставьте, если печать у организации есть и договор ее требует.

ТОРГ-12 или УПД: что выбрать

УПД — универсальный передаточный документ, форма рекомендована письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@⁶. Он объединяет первичный документ и счет-фактуру.

Есть еще УПД со статусом 2 — без функции счета-фактуры. Он подходит тем, кто НДС не платит, и работает как обычная накладная.

Чего делать нельзя: выставлять на одну отгрузку и накладную, и УПД со статусом 1. Тогда факт продажи задваивается в документах, и покупатель получает два основания на вычет.

С 1 апреля 2026 года форма счета-фактуры изменилась: постановление Правительства РФ от 23.01.2026 № 26 добавило строку 5б для реквизитов авансового счета-фактуры⁷. Изменение касается и УПД со статусом 1, потому что счет-фактура — его часть. Проверьте, что бухгалтерская программа обновила бланк.

Электронная накладная и ЭДО

Здесь в 2026 году произошло то, о чем большинство статей еще не написало.

Норма говорит. Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ утверждал формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме — по сути, электронную ТОРГ-12. Приказом ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ он признан утратившим силу с 1 января 2026 года⁸. Действующим остается формат счета-фактуры и документа об отгрузке товаров, включающего счет-фактуру, из приказа ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@⁹.

На практике это значит. Формализованной электронной ТОРГ-12 больше нет. Если вы обмениваетесь документами через оператора ЭДО, отгрузка уходит электронным УПД. Отправить скан или неформализованный файл через оператора по-прежнему можно, но у такого файла нет утвержденного формата, и в ответ на требование налоговой он выгружается не как формализованный документ.

Бумажный бланк ТОРГ-12 при этом никуда не делся. Отменен формат электронного обмена, а не сама форма.

Про соседний документ, который тоже переехал в электронный вид, — в статье про электронную транспортную накладную.

Что происходит на складе после накладной

Накладная — это точка, в которой товар меняет владельца. В учете за ней стоят четыре события.

Списание остатка. Количество из графы 7 уходит из остатков склада отгрузки. Пока накладная не проведена, товар числится за вами и попадает в инвентаризацию.

Выбор партии. Если товар партионный, списывается конкретная партия, а не абстрактные 48 кусков. От этого зависит себестоимость продажи: партии сентября и июня стоили по-разному.

Срок годности. У мыла, косметики, продуктов и краски отгружать нужно ближайший к истечению остаток. Иначе на складе накапливается хвост, который потом списывается в убыток.

Связь с производственным заказом. Если позицию делали под конкретного покупателя, накладная закрывает цепочку «заказ — производство — отгрузка». Без этой связи менеджер не понимает, что уже уехало, а что еще в цехе.

Ручной учет ломается именно здесь: накладную выписали, а остаток на складе поправить забыли. В Золотенков МРП списание происходит на шаге отгрузки, партия подбирается по ближайшему сроку годности, а остатки видно в разделе склада сразу после проведения.

Заказ покупателя в Золотенков МРП: те же строки, которые вручную переносят в бланк ТОРГ-12 — количество, цена, сумма, НДС. Под позициями видно наличие на складе, поэтому после отгрузки остаток списывается сам, вторым действием его править не нужно.

Частые ошибки при заполнении

Чеклист перед тем, как отдать накладную водителю.

• Позиции перенесены из заказа, а не набраны заново.
• Единицы измерения совпадают с карточками товара, коды ОКЕИ проставлены.
• Цены — без НДС, ставка указана по каждой позиции отдельно.
• Итог накладной сходится со счетом-фактурой до копейки.
• Поле «Основание» заполнено: договор с номером и датой.
• Грузоотправитель и грузополучатель — фактические адреса, а не юридические.
• Масса брутто указана с упаковкой, число мест прописью.
• Реквизиты доверенности покупателя вписаны до передачи товара.
• Два экземпляра распечатаны, свой не уехал вместе с грузом.
• Остаток на складе списан в тот же день, что и дата отгрузки.

Самая дорогая ошибка в этом списке — последняя. Расхождение бумаги и склада обнаруживается на инвентаризации, через месяц, когда восстановить историю уже нечем. Как выстроить весь комплект документов вокруг отгрузки, разбирали в материале про первичные документы в крафтовом производстве, а про документ на отпуск материалов на сторону — в статье про накладную М-15.