Первичные документы в крафт-производстве: что вести, как оформлять, что грозит за нарушение

Первичные документы — это доказательная база всего, что происходит в вашем производстве: поставщик передал сырье, вы списали его в производство, продали готовую продукцию клиенту. Без правильных «первичек» любая операция юридически как будто не было. ФНС не признает расходы, поставщик не получит оплату, клиент не сможет вернуть брак — все рассыпается.

Типовой начинающий мастер на УСН думает: «на упрощенке же проще, документы не нужны». Это ошибка. УСН упрощает только налоговую отчетность, а требования к первичным документам — одинаковые для ИП, ООО, УСН, ОСН. Отсутствие документов = штрафы, потеря расходов, проблемы при проверке.

В этой статье — какие первичные документы обязательны в крафт-производстве, как их оформлять, в каких случаях они критичны, и какие штрафы за нарушения.

⚠️ Эта статья — обзор с практическими примерами, не юридическая или бухгалтерская консультация. По специфике вашей ниши и ситуации консультируйтесь с бухгалтером. Автор — не бухгалтер, не аудитор.

Что такое «первичный документ»

По ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни (покупка, продажа, списание, перемещение, оплата) оформляется первичным документом. Документ должен содержать:

1. Наименование (ТТН, накладная, акт)
2. Дата составления
3. Наименование организации-составителя
4. Содержание операции (что именно произошло)
5. Измерители (штуки, кг, литры, ₽)
6. Должности и ФИО ответственных
7. Подписи этих лиц

С 2013 года формы первички свободные (кроме некоторых обязательных: ТТН, счет-фактура, чек). Но обязательно должны быть все 7 реквизитов выше.

Четыре большие группы первичных документов

1. Приемка сырья (входящая первичка)

Документы, которые вы получаете от поставщика:

• Товарная накладная (ТОРГ-12) — самый распространенный формат для передачи товара
• Универсальный передаточный документ (УПД) — комбинирует ТОРГ-12 + счет-фактуру в одном документе (удобнее!)
• Товарно-транспортная накладная (ТТН) — обязательна при доставке автомобильным транспортом, подтверждает факт перевозки
• Приходный ордер М-4 — внутренний документ мастерской о приемке с оприходованием на склад

2. Производство (внутренние документы)

Документы, которые вы создаете сами для учета движения внутри производства:

• Требование-накладная (М-11) — движение сырья со склада в производство
• накладная М-15 на отпуск материалов на сторону — применяется при отпуске материалов на сторону, подрядчику или во внешнее подразделение
• Накладная на внутреннее перемещение (М-13) — между складами/цехами
• Акт о приемке выполненных работ — для учета трудозатрат и этапов
• Производственный отчет — списание сырья и приходование ГП по партии
• Акт списания — для брака, порчи, потерь

3. Продажа (исходящая первичка)

Документы, которые вы выдаете клиенту:

• УПД / ТОРГ-12 — при оптовой продаже юридическому лицу или ИП
• Кассовый чек (через онлайн-кассу) — при розничной продаже физическому лицу по 54-ФЗ
• Товарный чек — если чек онлайн-кассы недостаточно детализирован (на УСН часто добавляют для клиента)
• Накладная на отгрузку — при самовывозе или доставке
• Акт оказанных услуг — для услуг (фотостудия, дизайн, печать)

4. Маркировка и ВСД (специальная первичка)

Для нишей с обязательной маркировкой или ветеринарным контролем:

• Коды «Честного знака» — с 2019 постепенно для молочки, парфюмерии, одежды, обуви, шин, фототоваров, БАДов, воды, пива, табака
• ВСД в «Меркурии» — для молочки, мяса, меда, рыбы
• Декларация соответствия ТР ТС — на продукцию, подлежащую техрегламенту (косметика, пищевка, бытовая химия, мясные консервы)

Детально: какие документы нужны конкретно вам

Для самозанятого (НПД)

Минимальный набор:

• Чеки в «Моем налоге» — на каждую продажу физлицу или ИП/ООО (обязательно!)
• Договор с клиентом — желательно для B2B, не обязательно для B2C

Самозанятый не обязан иметь полную первичку: нет ТОРГ-12, УПД, акта списания. Но на выгоду бизнеса стоит вести хотя бы журнал поступлений сырья (приходные ордера) и производственные отчеты — чтобы понимать свою экономику.

Что НЕ разрешено:

• Выдавать УПД с НДС (у самозанятых НДС нет)
• Работать по счет-фактуре
• Заниматься маркированной продукцией (требует как минимум ИП)

Для ИП на УСН

Обязательный набор:

• ТОРГ-12 или УПД на все поступления сырья от поставщиков (они их выдают вам)
• Кассовый чек через онлайн-кассу на каждую продажу физлицу (кроме освобожденных видов деятельности)
• УПД при оптовой продаже B2B-клиентам (они ждут для отражения в учете)
• Книга учета доходов и расходов (КУДиР) — главный регистр для УСН
• Приказы на списание или акты списания брака (для производства и при УСН 15%)

Желательно (для порядка и при проверках):

• Приходные ордера М-4 внутренние
• Производственные отчеты по партиям
• Требования-накладные М-11 на списание в производство

Для ООО на УСН/ОСН

Полный набор всех документов. Без исключений:

• ТОРГ-12 / УПД / ТТН входящие
• Приходные ордера
• Требования-накладные
• Акты списания
• Производственные отчеты
• УПД / ТОРГ-12 / чеки исходящие
• Акты выполненных работ (для услуг)
• Оборотно-сальдовая ведомость
• Журналы учета
• Инвентаризационные описи

Ключевые документы на примерах

УПД (Универсальный передаточный документ)

Самый важный документ в B2B. Совмещает накладную (передача товара) + счет-фактуру (для НДС).

Когда нужен:

• Опт-покупатель попросил
• Вы продаете юридическому лицу или ИП, которые хотят отразить расход
• Для договоров с отсрочкой оплаты

Что должно быть:

• Наименование поставщика и покупателя (полное, с ИНН/КПП)
• Номер и дата
• Перечень товаров/работ/услуг
• Количество и цена
• Сумма (с НДС или без — в зависимости от системы)
• Подписи: руководителя, главного бухгалтера (или уполномоченного), материально-ответственного лица, получателя

Форма: с 2017 — статус «1» (накладная + счет-фактура) или «2» (только накладная, без НДС). Для УСН всегда статус «2».

ТОРГ-12

Товарная накладная. Менее универсальная, чем УПД, но все еще распространена в традиционной рознице и у старых поставщиков.

На УСН используется в том же качестве, что и УПД со статусом «2» (без НДС).

Акт списания

Внутренний документ. Когда используется:

• Списание брака — бракованная партия крема, свечи с пузырями, подгоревший торт
• Списание просрочки — сырье или ГП с истекшим сроком годности
• Списание потерь — усушка, усадка, бой, естественная убыль
• Списание образцов — розданные для дегустации, тестирования

Структура:

• Дата и номер
• Причина списания (с отсылкой к нормам или акту брака)
• Перечень артикулов с количеством и стоимостью
• Подписи комиссии (хотя бы 2 человек: мастер + руководитель)

При УСН 15% акт списания обязателен для подтверждения расходов на списанное. При УСН 6% не так критично, но важно для учета и для понимания реальной экономики.

Подробно про брак и переделку — там показано, как правильно различать исправимый брак (возврат в процесс) от неисправимого (списание в убыток).

Требование-накладная М-11

Внутренний документ о передаче сырья со склада в производство:

• Какое сырье (артикул, партия)
• Сколько (кг, л, шт)
• Со склада «Материалы» в цех «Производство»
• Для какого ПЗ (производственного заказа)
• Подписи кладовщика и мастера производства

В мини-мастерской часто не оформляется в бумаге — учетная система делает это автоматически при старте производственного заказа.

М-11 используют для движения материалов внутри организации, а М-15 — для передачи за ее пределы.

Производственный отчет

«Результат» работы на партии:

• Производственный заказ №
• Списано сырья (по требованию-накладной)
• Трудозатраты
• Выход готовой продукции
• Потери (нормативные + сверхнормативные)
• Мастер

Это ваш главный внутренний документ для корректной себестоимости. При УСН 15% — основание для признания расходов.

ВСД (Меркурий)

Ветеринарный сопроводительный документ. Электронный, выдается через ФГИС «Меркурий» от Россельхознадзора.

Для кого обязателен:

• Молоко и молочные продукты (сыр, творог, сметана)
• Мясо и мясные продукты (тушенка, колбасы, копчености)
• Мед и продукты пчеловодства
• Рыба и морепродукты

Как работает:

• Поставщик (фермер, заготовитель) оформляет eВСД на партию
• При приемке вы «гасите» eВСД (подтверждаете приход)
• При отгрузке оптом оформляете свой eВСД

Без Меркурия опт невозможен. Штраф за отсутствие — 10–20 тыс ₽ для ИП, 100–500 тыс ₽ для ООО.

Подробнее в статьях ферма, пасека, тушенка.

Коды «Честного знака»

Для маркированной продукции — код DataMatrix на каждую единицу потребительской упаковки.

Процесс:

1. Заказываете эмиссию кодов в ЦРПТ (стоимость ~50 коп/код)
2. Наносите на этикетку каждой банки/бутылки/упаковки
3. При производстве «вводите в оборот» через личный кабинет
4. При продаже физлицу — код списывается через онлайн-кассу автоматически
5. При оптовой отгрузке — передаете коды покупателю

Без кодов в маркируемых категориях — запрет продажи + штраф 100–300 тыс ₽ для ИП.

Сроки хранения первичных документов

По общему правилу:

• 5 лет после окончания отчетного года — большинство первичных документов
• Первичка, подтверждающая расходы на УСН 15% — минимум 5 лет после года, в котором расходы учтены
• Документы по основным средствам — 5 лет после списания основного средства
• Документы о кадрах — 75 лет (не крафт-тема, но для полноты)

Храните оригиналы с подписями. Для электронных документов — архив в системе ЭДО, которая гарантирует неизменность.

Электронный документооборот (ЭДО)

С 2022 года многие крупные поставщики и сети работают только через ЭДО:

• СБИС
• Диадок (СКБ Контур)
• Такском
• КорусФ
• Sphere и другие

Плюсы ЭДО:

• Документы приходят мгновенно, с электронной подписью
• Архив годами в одной системе
• Интеграция с учетной системой
• Нет бумажных шкафов

Минусы:

• Абонентка 3–10 тыс ₽/мес за провайдера
• Нужна электронная подпись (УКЭП, 2–5 тыс ₽/год)
• Другой поставщик может быть в другой системе — нужен роуминг

Для мини-производства с 5–10 поставщиками ЭДО имеет смысл, когда хотя бы 1–2 крупных работают только через него.

Штрафы за нарушения

Нарушение	Штраф ИП	Штраф ООО
Отсутствие первичных документов	10–30 тыс ₽	30–50 тыс ₽
Повторно в течение года	30–60 тыс ₽	60–100 тыс ₽
Некорректное оформление УПД	10–20 тыс ₽	30–50 тыс ₽
Отсутствие онлайн-кассы (или чека)	25% от суммы без чека, мин 10 тыс ₽	75–100% от суммы, мин 30 тыс ₽
Отсутствие ВСД (Меркурий)	10–20 тыс ₽	100–500 тыс ₽
Отсутствие марки ЧЗ	10–30 тыс ₽ + конфискация	100–300 тыс ₽ + конфискация
Непредставление КУДиР при проверке	200–300 ₽	10 тыс ₽
Отсутствие кассового чека покупателю	2 тыс ₽	10 тыс ₽

Повторные нарушения часто удваиваются или утраиваются. Главное — не экономить на документообороте: штрафы легко превышают затраты на нормальный учет.

Ошибки в первичных документах мастерской

1. «Мы на УСН, документы не нужны»

Упрощенка упрощает налоговую отчетность, а не первичку. ТОРГ-12/УПД на входящее сырье, чек на продажу, акт списания — все одинаково обязательно.

2. Оформлять документы «задним числом»

Акт списания на декабрь, оформленный в апреле — красный флаг при проверке. Документ должен быть датирован датой события и подписан в разумный срок.

3. Забывать гасить eВСД в Меркурии

Поставщик оформил ВСД, вы приняли товар, но забыли «погасить» → в системе висит неисполненная доставка → у поставщика проблемы. При проверке Россельхознадзора у обоих сторон — штрафы.

4. Путать ТТН и ТОРГ-12

ТТН — про перевозку (автомобильный транспорт), ТОРГ-12 — про передачу товара. При доставке автомобилем нужны оба. При самовывозе клиентом — только ТОРГ-12.

5. Не хранить электронные копии

«Оригинал подписал, отдал, у себя не оставил». Через 2 года проверка — документа нет. Скан каждой первички в папку по дате — обязательно.

6. Ограничиваться чеком «с терминала»

Чек эквайринга (с терминала оплаты) — не первичный документ. Это подтверждение оплаты, но не факта передачи товара. Нужен дополнительно ТОРГ-12/УПД или чек онлайн-кассы.

7. Не оформлять приходный ордер

При получении ТОРГ-12 вы его «оприходуете» — это отдельный внутренний документ (М-4). В мини-мастерской часто пропускают. При проверке ФНС спросит: «где приходный ордер на 10-18 мая?».

8. Не хранить кассовые ленты 5 лет

Касса выдает чеки, но лента (Z-отчет, X-отчет, закрытия смен) хранится в ФН (фискальном накопителе) ~3 года и в облаке ОФД. После замены ФН старая лента может пропасть → нарушение. Копируйте отчеты раз в месяц.

9. Отправлять оригиналы по почте и ждать

Оригинал затерялся на почте → документа нет. Отправляйте электронные копии подписанных оригиналов + оригинал хранится у отправителя или идет курьером со статусом отслеживания.

10. Не вести инвентарку раз в квартал

По ФСБУ 5/2019 инвентаризация склада — обязательна раз в год минимум. В малой мастерской «никто не проверит» → отсутствует документ инвентаризации → при споре с ФНС нет базы для объяснения усушек и потерь.

См. инвентаризация в мини-производстве.

Что хранить в «архиве» у мастерской

Минимальный рабочий набор (для ИП-мастерской на 1–5 человек):

📁 Документы 2026/
├─ 📁 01 Январь/
│   ├─ 📁 Входящие/
│   │   ├─ УПД от поставщика воска 10.01.pdf
│   │   ├─ УПД от поставщика баночек 15.01.pdf
│   │   └─ ТТН от транспортной компании 15.01.pdf
│   ├─ 📁 Исходящие/
│   │   ├─ Чеки онлайн-кассы 01–31.01 (zip)
│   │   ├─ УПД на B2B-клиента №1 15.01.pdf
│   │   └─ Акт оказания услуг 20.01.pdf
│   ├─ 📁 Внутренние/
│   │   ├─ Производственные отчеты ПЗ №1–7.pdf
│   │   ├─ Акт списания брака 18.01.pdf
│   │   └─ Инвентаризация на 31.01.pdf
│   └─ КУДиР за январь.xlsx
├─ 📁 02 Февраль/...
└─ 📁 Годовое/
    ├─ Декларация УСН за 2025.pdf
    ├─ Отчет в ПФР.pdf
    └─ Инвентаризация годовая.pdf

Срок хранения — 5 лет. Храните на диске + облачная копия (Яндекс.Диск, Гугл-диск бизнес).

Как помогает Золотенков МРП

• Автоматическое формирование производственного отчета по каждому ПЗ
• УПД/ТОРГ-12 на отгрузку клиенту — в дорожной карте, добавим по запросу B2B-клиентов
• Акт списания брака при отметке неисправимого брака
• Требование-накладная при перемещении сырья на ПЗ
• КУДиР — выгрузка для бухгалтера / декларации УСН
• Интеграция с ЭДО (в разработке) — СБИС, Диадок, Такском
• Интеграция с Меркурием и Честным знаком (в разработке)
• Архив документов с привязкой к партии / клиенту / поставщику
• Сроки хранения — автоматическое сохранение 5+ лет

Начать бесплатно — для мастерских до 5 человек.

Итоги

• Первичные документы обязательны даже при УСН. Упрощение — только в налоговой отчетности.
• 4 группы: приемка (ТОРГ-12, УПД, ТТН), производство (М-11, производственные отчеты, акты списания), продажа (УПД, чеки), спецдокументы (ВСД, ЧЗ).
• УПД — самый универсальный документ для B2B, совмещает накладную и счет-фактуру.
• Самозанятый обходится чеками в «Моем налоге», но не может работать с маркировкой ЧЗ.
• Сроки хранения — 5 лет (кроме кадров).
• Штрафы за отсутствие или нарушения — от 10 тыс ₽ для ИП, сотни тысяч для ООО.
• Электронный документооборот — must для работы с крупными контрагентами.
• Первичка — не «для бухгалтера», а для вас самих: без нее нет учета себестоимости, нет оснований для возвратов, нет защиты при спорах.