Инвентаризация в мини-производстве: как провести, что считать, как документировать

Инвентаризация — это проверка, что учет совпадает с реальностью. Открыли тетрадь/таблицу/систему, там написано «воск 45 кг». Идем на склад, взвешиваем — получается 42.8 кг. Разница 2.2 кг — расхождение. Именно для его фиксации и разбора существует инвентаризация.

В корпоративном бухучете это формальная процедура с приказом, комиссией, инвентаризационными описями ИНВ-3 и актами. В мини-производстве из 2–5 человек — обычно «пойду посчитаю, что на полке». И в этом нет ничего плохого, пока у вас четкий процесс и документ в итоге. Без процесса — каждый раз новая паника и потеря дня работы.

В этой статье — как провести инвентаризацию правильно в мастерской на 1–5 человек: что и когда считать, как фиксировать расхождения, как оформить под ФНС, если спросят. Примеры по 5 нишам.

📋 Если у вас партионный учет в Zolotenkov MRP или планируете внедрить — инвентаризация становится на 70% легче: система сама считает теоретический остаток, вам остается сверить с физическим. См. статью про партионный учет.

Инвентаризация: сверка учета со складом, фиксация расхождений, документ

Что инвентаризируют в мини-производстве

В любой мастерской три типа запасов, каждый считается отдельно:

1. Сырье и материалы

Все, что лежит на складе и еще не пошло в производство: воск, мыльная основа, молоко, глина, кожа, мука, сахар, фитили, бирки, упаковка.

Считается по каждому наименованию в единицах (кг, л, шт, м, см). Если у вас партионный учет — по каждой партии отдельно.

2. Незавершенное производство (НЗП)

Самая сложная часть. Это то, что уже не сырье, но еще не готовый продукт: смесь для пломбира в танке, мыло в форме до остывания, керамика в сушке, маринад в чане, муссовые пирожные в шокере.

В мини-производстве НЗП часто «невидимо» — считают только сырье и готовое, а все что в промежутке «ну закончим — станет готовым». Но если инвентаризация происходит в середине производственного дня, НЗП может быть значительным и его нужно учесть. Подробно о его учете — в статье про незавершенное производство (WIP).

3. Готовая продукция

Все, что уже прошло все этапы производства и лежит на складе готовой или в транзите к каналу сбыта (WB-транзит, HoReCa-задел, собственная точка).

Считается по наименованиям, партиям, срокам годности. Для маркетплейсов — отдельно по каждому транзитному статусу.

Когда проводить

Плановая инвентаризация

Раз в квартал — минимум для мини-производства. Это стандарт, который рекомендуют бухгалтеры и требует ФСБУ 5/2019 для юрлиц и обязанных ИП.

Раз в месяц — если у вас скоропорт, маркетплейсные продажи, партионный учет с ответственностью по ТР ТС. Быстрая инвентаризация по скоропорту занимает 30–60 минут, не критично.

Раз в неделю по отдельным «горячим» категориям — в цветочной студии свежие цветы считают каждую пятницу, в пекарне муку — раз в неделю. Такие категории удобно выбирать через ABC-анализ номенклатуры: A-позиции проверять чаще, C-позиции не превращать в еженедельную рутину.

Внеплановая инвентаризация

Обязательно, если:

Смена материально-ответственного лица (новый кладовщик, сменщик). Даже если в мастерской работаете вы + один помощник — при передаче смены инвентаризация закрывает ответственность.
Подозрение на недостачу или хищение.
Чрезвычайное происшествие — пожар, потоп, падение стеллажа, открыли холодильник на сутки и партия испортилась.
Перед годовым бухгалтерским отчетом (для юрлиц).
Перед закрытием/продажей бизнеса.

Как провести: 7 шагов

Шаг 1. Остановить движение

За 15–30 минут до начала — прекратить расход и прием по инвентаризируемым позициям. Если продолжаете варки — остатки «плавают» и финальная цифра ничего не значит.

На практике: выберите окно в утро воскресенья или вечер пятницы, когда производство остановлено. Закупки — за день до, чтобы приход уже оприходован.

Шаг 2. Распечатать «ведомость для подсчета»

Список всех позиций, без остатка по учету. Форма:

Наименование	Ед.	Партия	Срок годности	Факт, ед.
Воск соевый	кг	М-042	до 01.2027	_______
Воск соевый	кг	М-055	до 03.2027	_______
Фитиль хлопковый	шт	—	—	_______
Эфирное масло лаванды	мл	К-017	до 09.2026	_______

Важно: колонку «учетный остаток» скрываем — чтобы считающий не подгонял факт под учет. Только после того, как внесли факт — открываем сравнение.

В Excel — два листа, «подсчет» без колонки «учет» и «сверка» с обеими колонками.

Шаг 3. Физический подсчет

Взвешивать, пересчитывать, мерить. Не «на глаз». Для каждой позиции:

Весы до грамма для сырья до 1 кг.
Весы бытовые (до 1 г) для расходников до 10 кг.
Промышленные до 100 кг — для основ, муки, воска в больших объемах.
Рулетка/линейка для кожи/ткани.
Штучный счет — для бирок, этикеток, фитилей.

Заполняйте ведомость в момент измерения, не откладывая. Подписывайте каждую строку инициалами того, кто считал.

Время на подсчет для мастерской на 30 позиций — 2–3 часа. На 100 позиций — полный рабочий день.

Шаг 4. Сверка с учетом

После подсчета — открыть учет и сравнить:

Наименование	Учет	Факт	Δ	Δ, ₽
Воск соевый М-042	10.0 кг	9.8 кг	−0.2 кг	−120 ₽
Воск соевый М-055	20.0 кг	20.0 кг	0	0
Фитиль	450 шт	480 шт	+30 шт	+360 ₽
Эфирное масло лаванды	500 мл	510 мл	+10 мл	+180 ₽

Каждое расхождение — сигнал. Плюсовое расхождение (излишек) тоже нехорошо: если в учете 450 фитилей, а на полке 480 — значит где-то не оприходовали приход, либо списывали меньше, чем тратили.

Шаг 5. Разобрать расхождения

По каждому отклонению — понять причину:

Небольшое ±5% по весовым (воск, мука, сахар) — обычно погрешность весов, норма. Можно не копать, просто скорректировать учет.
Крупное отклонение по штучным (фитили, этикетки, бирки) — скорее всего не оприходовали приход или списывали неправильно. Поднять накладные.
Сильный минус по дорогому сырью (эфирные, кожа, ювелирные материалы) — хищение или хронический перерасход в норме. Пересмотреть норму или разбор с оператором.
Минус по готовой продукции — скорее всего не провели отгрузку в учете (продали без фиксации).

Шаг 6. Документ по итогам

Формально (ФСБУ + ИНВ-3):

Приказ о проведении — кто, когда, что инвентаризирует.
Инвентаризационная опись — ведомость с фактом и подписями комиссии.
Сличительная ведомость — расхождения с учетом.
Акт о результатах — решение, как разнести расхождения.

Для мини-производства достаточно:

Один файл ИНВ (Excel или MRP-отчет) со всеми колонками: название, ед., учет, факт, Δ, Δ₽, причина, действие.
Подпись того, кто считал, + вашей как руководителя.
Дата и время начала и окончания.

Хранить минимум 5 лет (срок бух. документов в РФ).

Шаг 7. Корректировка учета

По каждому расхождению:

Излишек (факт > учет) → оприходовать на склад. В бухучете это «прочий доход», облагается налогом.
Недостача в пределах норм естественной убыли (усушка муки 0.5%/мес, усадка воска при хранении) → списать без последствий.
Недостача сверх норм → списывается в расходы, но если виновник известен — с него взыскивается (в малом производстве редко, но встречается).

Обновить учет до фактических цифр. С этой новой отправной точки продолжается работа.

Примеры по 5 нишам

Свечи

Сырье: воск, фитили, контейнеры, этикетки, эфирные масла.
НЗП: отлитые свечи до высыхания (обычно 24 часа — при инвентаризации засчитывают как отдельную позицию).
Готовая: упакованные свечи по партиям/ароматам.

Частые расхождения: фитили +/− 5% (пересчет в коробках), эфирные масла −10% (испарение при хранении > норма естественной убыли).

Мыло

Сырье: мыльная основа, масла, эфирки, красители, формы (инструмент, не сырье).
НЗП: мыло в формах до остывания и обрезки (обычно 2–4 дня).
Готовая: упакованные бруски с биркой.

Частые расхождения: обрезь не оприходована как «рустик-мыло эконом» → числится как недостача в сырье.

Кондитерка

Сырье: мука, сахар, масло, яйца, шоколад, ягоды, декор. Срок годности критичен — проверяем при инвентаризации.
НЗП: коржи после выпечки, крем, начинки в холодильнике.
Готовая: торты и десерты по заказам.

Частые расхождения: НЗП не учитывают → в пик заказов вдруг «недостает» коржей и шоколада. Ведение НЗП решает проблему.

Керамика

Сырье: глина, глазури, ангобы, ленты, формы, кисти.
НЗП: изделия в сушке, после первого обжига, на росписи, перед вторым обжигом — много стадий.
Готовая: обожженные и покрытые глазурью изделия.

Частые расхождения: бой на обжиге 5–10% — если не фиксируется в момент, при инвентаризации выглядит как «пропало 10 чашек».

Кожа

Сырье: шкуры и куски кожи по площади (dm²), нить, фурнитура.
НЗП: нарезанные детали в ожидании сборки.
Готовая: упакованные изделия с биркой.

Частые расхождения: расчет по площади у новичков сильно плавает. Норма раскроя 65–80% — без ее закрепления учет дает минуса 10–15%.

Чеклист проведения инвентаризации

Для мастерской на 2–5 человек:

Как Zolotenkov MRP помогает

В Zolotenkov MRP инвентаризация — отдельная процедура:

Запуск «Инвентаризация» блокирует расход по инвентаризируемым позициям до завершения.
Генерация ведомости — печатная форма с пустой колонкой «факт», всеми остальными данными.
Ввод факта с автоматическим сравнением — система сразу подсвечивает строки с расхождением >X%.
Категоризация причин — «погрешность весов», «не оприходован приход», «брак не списан», «хищение» — каждая со своим документом.
Автоматическая корректировка — после утверждения акта учет приводится к факту.
Архив инвентаризаций — все проведенные, дата, проводивший, итог. За 5 лет — всегда под рукой.

Если у вас мини-производство и инвентаризация сейчас «в тетрадке и с болью» — мы в бете, бесплатно подключаем первых 20 производителей и помогаем настроить процесс на ваш реальный ассортимент. Оставьте заявку.

Ошибки при инвентаризации

1. Не останавливают расход

Начали считать в 11:00, в 11:30 кто-то зашел за ложкой воска для варки — учет «поплыл». Разница между временем начала и концом процесса обесценивает всю инвентаризацию.

2. Не считают НЗП

Особенно в кондитерке и керамике — где много промежуточных стадий. Результат: мнимая недостача в сырье и излишки в готовой, когда НЗП в итоге доходит.

3. «Округляют» расхождения

0.3 кг муки туда, 15 фитилей сюда. За год накопление маленьких расхождений = большая дыра.

4. Ведомость без подписей

Бумажка без подписи считающего — юридически ноль. И даже если вы не под проверкой — без подписи непонятно, кто ошибся, когда начнете разбирать.

5. Проводят раз в год

Для мини-производства раз в год — слишком редко. Потеряли что-то в феврале, найдете в декабре. Не восстановите путь.

Инвентаризация — не формальность, а инструмент управления. Каждая сверка открывает 3–5 проблем процессов, которые без нее были бы невидимы. Потратить 3 часа в квартал — и получить здоровые процессы — честная сделка.