Срок годности сырья в кондитерке: как не допустить просрочки на производстве

В кондитерском цехе сроки годности живут по другой шкале, чем в любом другом производстве. Сметана 20% — 5 суток. Сливки 33% — 10 суток. Творог — 5–7 суток. Яйцо C1 — 25 суток, но желток в дессерте — это уже сегодняшняя смена. На фоне 5 ниш с длительными сроками хранения сырья (металл, ткань, дерево) кондитерская закупка похожа не на склад, а на витрину супермаркета, где каждый день кто-то должен решать: использовать первым то, что испортится завтра, или то, что пришло раньше.

Эта статья — про то, как поставить учёт срока годности сырья так, чтобы списания «просрочки» свести к 1–2% от закупки вместо 8–12%, типичных для кондитерки без партионного контроля.

FIFO не подходит. Нужен FEFO

Большинство статей про учёт говорят про метод FIFO (First-In, First-Out) — кто первым пришёл, тот первым уходит. Для металла, ткани, фурнитуры это работает: партии не портятся, главное — не путать стоимость.

В кондитерке партия со сроком годности 5 суток не интересуется тем, когда она пришла. Сметана, привезённая 10 мая со сроком до 17 мая, и сметана от 11 мая со сроком до 16 мая — это разные истории. Вторая ушла раньше первой. Применять к ней FIFO — значит выбрасывать.

Правильный метод для кондитерки — FEFO (First-Expired, First-Out): первой расходуется та партия, у которой раньше истекает срок. Дата поступления — вторична; первичен срок годности на упаковке.

Это требует одного дополнительного поля в учётной карточке партии: помимо артикул + дата_прихода + количество + цена обязательно срок_годности. Без этой даты в системе FEFO просто не работает — система не может сама решить, какую партию подсунуть кондитеру.

Минимальная партионная карточка для кондитерки

Что должно быть в карточке партии скоропортящегося сырья:

• Артикул (например, «Сметана 20% Простоквашино 350 г»).
• Партия поставщика — уникальный идентификатор с упаковки (часто шифр типа 220425/L3). По нему отслеживают рекламацию, если партия окажется браком.
• Дата поступления — для учёта оборачиваемости и сверки с накладной.
• Срок годности — реальная дата с упаковки, не теоретическая «дата прихода + 5 суток». Поставщик мог везти партию 2 дня — отсчёт начался раньше.
• Количество и единица — кг, литры, штуки. Важно: для яиц — штуки, не килограммы; для сливок — литры, не граммы.
• Условия хранения — холодильник №1, холодильник №2, морозильник. При сбое холодильника нужно за минуты понять, какие партии под угрозой.
• Статус — активна / резерв под заказ / списана / в производстве.

Этих полей хватает для FEFO-учёта и для готовности к проверке Роспотребнадзора. Дополнительные поля (сертификат соответствия, ветсправка для молочки) — в карточке артикула, а не каждой партии.

Как FEFO выглядит в практике

Когда кондитер открывает производственный заказ на 20 эклеров с заварным кремом, ему нужно молоко. На складе — 3 партии:

Партия	Поступила	Срок до	Остаток
Молоко 3,2% L-2026-05-09	10 мая	16 мая	6 л
Молоко 3,2% L-2026-05-11	12 мая	19 мая	12 л
Молоко 3,2% L-2026-05-13	13 мая	21 мая	18 л

FEFO предложит сначала израсходовать партию L-2026-05-09 — у неё срок 16 мая, осталось 2 дня. Если 6 литров на сегодняшнюю партию эклеров достаточно — берём её целиком. Если нужно больше — берём остаток L-2026-05-09 плюс часть L-2026-05-11.

Без FEFO кондитер откроет ближайший холодильник, возьмёт ту партию, которая стоит спереди, и через 2 дня партию L-2026-05-09 спишут в просрочку. Стоимость потери — закупочная цена 6 литров молока, плюс время на оформление списания.

Аварийный буфер 24–48 часов

Кондитерка часто живёт в режиме «партия пришла → сегодня же в производство». Это удобно для свежести, но опасно: если поставщик опоздает на день, цех встанет.

Правильный запас по скоропортящемуся сырью — 48 часов оборачиваемости, не 5–7 суток (это уже почти срок годности у молочки) и не 0 часов (риск простоя). 48 часов — это запас на одно непоступление, плюс утренний резерв на внезапный срочный заказ.

Считается просто:

Аварийный_буфер = Средний_суточный_расход × 2

Если в среднем уходит 8 л сметаны в сутки — на остатке нужно держать 16 л минимум, и заказывать следующую партию, когда остаток падает до 24 л.

Что делать с приближающейся просрочкой

Партия с сроком 2 дня — не «уже потерянное сырьё». На неё есть три сценария:

• Перенаправить в текущий план. Если в производственном плане ближайших суток есть позиции с этим ингредиентом — пересобрать очередь так, чтобы партия ушла первой. Это работает, если план есть в виде документа, а не в голове технолога.
• Краткий промо-плейлист. В кондитерках с витриной — упростить рецепт на «срочную» позицию, которая использует именно это сырьё, и поставить её на витрину со скидкой 10–15%. Сметана за 2 дня до окончания срока → 30 порций сметанника в кафе вместо списания.
• Зафиксировать списание и поставить причину. Если ни первое, ни второе не сработало — списать партию с указанием конкретной причины («не вошла в план», «отказался клиент»). Эти причины через месяц превращаются в улучшение прогноза закупки.

Главная ошибка — списывать «по итогам месяца» без причин. Без причин закупка повторяется в том же объёме, и просрочка случится снова.

Контрольные точки в учётной системе

Если ведёте кондитерку в учётной системе, проверьте, что она:

• Хранит срок годности на уровне партии, а не товара. Один и тот же артикул сметаны от разных партий имеет разные сроки годности.
• Списывает партии по FEFO, не по FIFO. Это типовая точка отказа в системах, изначально сделанных под промышленный учёт (Katana, например, использует FIFO без переключения).
• Считает дни до окончания срока по каждой партии и сигнализирует, когда срок ≤ 2 дней.
• Показывает в партионном учёте историю движений: какая партия в какой производственный заказ ушла. Это нужно для трассировки в случае рекламации от клиента или предписания Роспотребнадзора.

Перелинковка с соседями

Эта статья — про срок годности сырья. Срок годности готового изделия (24–72 часа для тортов) и его движение от выпечки до отгрузки — отдельная тема, разобрана в учёте кондитерского производства. Расчёт сырья на партию из 100 единиц — в статье норма сахара и муки на 100 тортов. Общий механизм партионного учёта по разным нишам — в материале партионный учёт.

Типовые ошибки

• Один срок годности на артикул, а не на партию. Партии всегда разные.
• FIFO вместо FEFO. Списания будут регулярны.
• Срок годности «дата прихода + N» вместо реальной даты с упаковки.
• Нет учёта условий хранения. При отказе холодильника нечего сказать о судьбе партий.
• Списания без причин.

Что делать дальше

Если у вас цех с молочкой, выпечкой или дессертами с коротким сроком — FEFO-учёт партий должен быть в системе, не в журнале. Учётная система Zolotenkov для кондитерского цеха ведёт партии скоропортящегося сырья с настройкой FEFO и сигналом на дни до окончания срока.

Для общего обзора, как устроен учёт в маленькой кондитерской целиком — от рецепта до отгрузки — см. Учёт в кондитерской.