Учет кондитерского производства: партии, сроки годности и себестоимость в одной системе
В кондитерской убыток редко появляется из одной большой ошибки. Обычно деньги уходят мелкими списаниями: просрочили сливки, перепутали партию начинки, не учли упаковку, забыли про возврат. На обороте 1,8 млн ₽ в месяц даже 4% потерь дают 72 000 ₽ в минус.
Рабочая единица учета здесь не «товар», а партия. Для каждой партии фиксируют пять полей: дата выпуска, срок годности, вес нетто, фактический выход, ответственный. Этого хватает, чтобы видеть, что нужно отгружать первым по FEFO и где появляется перерасход.
Формула себестоимости партии:
Себестоимость партии = сырье + труд + упаковка + энергозатраты + списания.
Где кондитерская теряет деньги каждую неделю
Потери чаще всего прячутся в трех местах: сырье с коротким сроком, фактический выход после выпечки и списания по витрине. Если эти отклонения не попадают в учет ежедневно, маржа считается по нормативу, а не по факту.
Даже небольшая кондитерская выигрывает от простого правила: все партии крема, начинок и готовых изделий получают дату выпуска, срок годности и ответственного. Так владелец видит, какие позиции нужно продать первыми, а какие уже создают риск списания.
Карта движения партии от закупки до отгрузки
Путь партии начинается с приемки сырья и заканчивается продажей конкретного изделия. Между ними важно связать закупку, рецепт, выпуск, упаковку, заказ и возврат. Без этой связки невозможно быстро поднять историю партии при жалобе клиента или списании.
Минимальные поля партии
Минимальная карточка партии включает дату выпуска, срок годности, вес нетто, фактический выход, ответственного и ссылку на рецепт. Для сырья добавляют поставщика и входящую цену. Для готового изделия — заказ или витрину, куда партия ушла.
FEFO-план: что печь сегодня, что завтра
FEFO-план строится не по красивому ассортименту, а по срокам. Сначала отгружается то, что раньше потеряет качество: сливки, ягоды, кремовые изделия, готовые торты. На следующий день план пересчитывается по фактическому остатку, а не по вчерашнему прогнозу.
Такой ритм снижает вечерние списания и помогает не печь «на всякий случай». Если в системе видно, что осталось 8 тортов с коротким сроком, новый выпуск переносится или уменьшается.
Таблица себестоимости торта на 12 порций
Пример на партии 20 тортов по 12 порций:
| Статья | Сумма, ₽ |
|---|---|
| Сырье | 18 400 |
| Труд | 7 200 |
| Упаковка | 2 600 |
| Энергия | 1 100 |
| Списания | 1 500 |
| Итого | 30 800 |
Себестоимость одного торта: 1 540 ₽. Если продавать по 1 890 ₽, валовая маржа до накладных — 18,5%. Без учета списаний маржа «на бумаге» будет выше на 4–6 п.п., и это создаёт ложное чувство прибыли. Подробная логика расчета — в статье про себестоимость продукции.
Регламент списаний и инвентаризации на 30 минут в день
Ежедневный регламент занимает 30 минут: провести выпуск, списать фактический расход по ключевым позициям, проверить FEFO-очередь, отметить отклонения по выходу. На масштабе месяца это дешевле, чем одна срочная докупка по розничной цене.
Раз в неделю стоит сверять критичное сырье: сливки, яйца, ягоды, шоколад, упаковку. Раз в месяц — полная инвентаризация с разбором расхождений. Если списания растут, сначала проверяют план выпуска и сроки, а уже потом цены.
