Сменное задание и сменный рапорт на производстве: как составить и сверить план с фактом
Мастер в 8:00 раздает работу голосом: «Ты варишь, ты режешь, ты пакуешь». В 17:00 владелец спрашивает, сколько сделали. Ответ: «Вроде все». Через неделю на складе не хватает 10 кг основы, а заказ на 600 кусков мыла уезжает с опозданием на два дня. Никто не врал. Просто за смену никто не записал, сколько выдали, сколько сделали и почему не доделали.
Эту дыру закрывают два коротких документа: сменное задание утром и сменный рапорт вечером. Ниже — что в них писать, образцы обоих, расчет на примере цеха из четырех человек и разбор расхождений плана с фактом.
Что такое сменное задание и чем оно отличается от соседних документов
Сменное задание — это список работ на одну смену: кто, что, сколько штук и из какого сырья. Его выдает мастер до начала смены. В конце смены исполнитель или мастер отмечает, что сделано. Эта отметка и есть сменный рапорт.
Часто путают четыре документа:
| Документ | Кто выдает | Горизонт | Что фиксирует |
|---|---|---|---|
| План на месяц | Владелец, начальник производства | Месяц | Сколько изделий выпустить к концу месяца |
| Сменно-суточное задание | Начальник цеха | Сутки, все смены | Выпуск цеха за сутки с разбивкой по сменам |
| Сменное задание | Мастер смены | Одна смена | Операции, исполнители, штуки, выданное сырье |
| Сменный рапорт | Мастер или исполнитель | Одна смена | Сделано, брак, простой, фактический расход сырья |
Сменно-суточное задание нужно, если цех работает в две-три смены. В маленьком цехе с одной сменой оно совпадает со сменным.
Сменное задание иногда называют наряд-заданием. Не путайте его с нарядом-допуском по охране труда. Наряд-допуск разрешает опасные работы: на высоте, в колодце, с электроустановками. Это отдельный документ, и в этой статье речь не о нем.
Что писать в сменном задании: образец бланка
Унифицированной формы сменного задания нет. Форму первичного документа утверждает руководитель организации — так сказано в 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 9, ч. 4. Если по заданию начисляют сдельную оплату или списывают сырье, в нем нужны обязательные реквизиты из ст. 9, ч. 2: название документа, дата, организация, содержание операции, количество с единицами, должность и подпись ответственного.
Остальное — практика. Мы советуем десять полей. Меньше — и вечером нечего сверять. Больше — и мастер перестанет заполнять.
Сменное задание № 142 от 24.09.2026, смена 1 (8:00–17:00), участок — цех мыловарения
| Исполнитель | Изделие | Операция | План, шт | Норма времени | Выдано сырья | Выполнено |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ольга К. | Мыло лавандовое 100 г | Варка и заливка | 300 | 80 мин на 100 шт | основа 30,6 кг, эфирное масло 450 мл | |
| Игорь П. | Мыло лавандовое 100 г | Нарезка | 350 | 1,2 мин на шт | ||
| Марина С. | Мыло лавандовое 100 г | Упаковка | 400 | 1 мин на шт | коробка 400 шт, этикетка 400 шт | |
| Светлана Д. | Мыло лавандовое 100 г | ОТК и взвешивание | 350 | 0,8 мин на шт |
Выдал: мастер смены ______ Принял: ______
Колонка «Выполнено» пустая специально. Ее заполняют вечером, и бланк превращается в рапорт.
Теперь о том, как это выглядит без бланка. Мастер раздает работу устно или пишет в тетрадь. Вечером он обходит людей, переписывает цифры и сводит их в таблицу. На это уходит 30–40 минут в день, и половина цифр — по памяти. Проще сразу раздавать операции исполнителям со сроком и видеть, что сделано за смену: операция производственного заказа становится задачей со статусом и исполнителем.
Доска задач цеха мыловарения: каждая операция заказа — отдельная строка с количеством, плановым временем и статусом. Исполнителя назначают прямо в строке кнопкой «назначить». Список работ на смену уже собран из заказов, переписывать его в тетрадь не нужно.
Как составить задание на смену: пример цеха из четырех человек
Сменное задание не придумывают утром. Его режут из плана на месяц и открытых заказов.
Возьмем мыловаренный цех: четыре человека, одна смена по 8 часов. План на сентябрь — 6000 кусков, рабочих дней 22. Значит, в среднем нужно около 273 кусков в день. Плюс срочный заказ на 600 кусков к пятнице.
Шаг 1. Считаем фонд времени. Смена 480 минут. Минус 60 минут на подготовку, уборку и перерывы — остается 420 минут у каждого. На четверых — 1680 минут.
Шаг 2. Берем нормы. Как их считать, подробно в статье про норму выработки. У нас так: нарезка — 1,2 минуты на кусок, упаковка — 1 минута, ОТК — 0,8 минуты, варка с заливкой — 80 минут на партию в 100 кусков.
Шаг 3. Раскладываем работу:
- варка: 3 партии × 80 минут = 240 минут, 300 кусков;
- нарезка: 350 × 1,2 = 420 минут;
- упаковка: 400 × 1 = 400 минут;
- ОТК: 350 × 0,8 = 280 минут.
Итого 1340 минут из 1680. Загрузка — 80%. Запас в 20% оставили намеренно: переналадка форм, мелкий простой, срочная переделка. Задание на 100% мощности срывается в первый же час. Как считать мощность участка целиком — в статье про производственную мощность.
Шаг 4. Выдаем сырье под задание. Норма основы — 102 г на кусок с учетом обрезков, на 300 кусков — 30,6 кг. Выдачу пишем в бланк и в складской документ: лимитно-заборную карту или требование-накладную. Иначе вечером нечем сверить расход.
Сменный рапорт: что фиксировать в конце смены
Рапорт отвечает на пять вопросов. Сколько сделали. Сколько брака. Сколько стояли и почему. Сколько сырья израсходовали. Что осталось недоделанным и кому это передается.
Вот рапорт по тому же заданию:
Сменный рапорт к заданию № 142 от 24.09.2026
| Исполнитель | Операция | План, шт | Факт, шт | Брак, шт | Простой, мин | Сырье: выдано / израсходовано | Причина отклонения |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ольга К. | Варка и заливка | 300 | 200 | 0 | 55 | основа 30,6 / 20,4 кг | плита не держала температуру, 1 партия перенесена |
| Игорь П. | Нарезка | 350 | 350 | 12 | 0 | сколы на кромке | |
| Марина С. | Упаковка | 400 | 330 | 0 | 0 | коробка 400 / 330 шт | норма занижена: факт 1,25 мин на шт |
| Светлана Д. | ОТК | 350 | 350 | 0 | 0 | 12 кусков из нарезки отбракованы |
Передается следующей смене: 200 кусков в формах на застывании, 10,2 кг основы — возврат на склад.
Обратите внимание на последнюю строку. Незавершенка между сменами теряется чаще всего. 200 кусков в формах — это уже деньги: сырье и два часа работы. Если их не записать, завтра их никто не найдет в учете. Подробнее про такие остатки — в статье про незавершенное производство.
Если цех работает в две смены, рапорт первой смены становится входом для задания второй. Передача смены занимает пять минут и идет по трем пунктам:
- Что лежит в работе: изделие, операция, сколько штук, где физически лежит.
- Что сломалось или требует внимания: плита, нож, форма, пресс.
- Какое сырье осталось на участке и сколько его.
Принимающий мастер расписывается, что принял. Без этой подписи спор «это ваша смена испортила партию» решается на повышенных тонах, а не по записи. Если смена одна, передача все равно нужна: утром мастер принимает цех у себя вчерашнего, а за 15 часов память подводит.
Если по рапорту платят сдельно, рапорт становится основанием для начисления. Как считать сдельную оплату, разбираем в статье про сдельную оплату труда.
План-факт по смене: как читать расхождения
План с фактом разошелся в трех строках из четырех. Каждое расхождение — это отдельная причина и отдельное решение на завтра.
Не хватило сырья. Факт уперся в выдачу, а не в людей. Решение: проверить остаток на складе до составления задания, а не после.
Простой оборудования. У Ольги 55 минут простоя из-за плиты. Одна партия переехала на завтра. Решение: поставить завтра четыре партии или вызвать ремонт до начала смены.
Брак. 12 кусков из 350 — это 3,4%. Если обычный уровень 1%, это сигнал: нож затупился или основу нарезали недостывшей. Оформить брак удобно актом — пример акта о браке.
Норма не совпала с фактом. Марина упаковала 330 вместо 400 без единой минуты простоя. Значит, норма в 1 минуту занижена, фактически уходит 1,25 минуты. Если так три смены подряд, норму надо пересчитать. Иначе задание каждый день будет невыполнимым, а люди перестанут относиться к нему всерьез.
Чеклист мастера на 10 минут после смены:
- факт по каждой строке записан в штуках, а не словом «сделано»;
- брак записан отдельно от годного;
- простой записан в минутах и с причиной;
- остаток сырья пересчитан и возвращен на склад или передан смене;
- незавершенка записана: что, сколько, где лежит;
- расхождение больше 10% получило причину;
- решение на завтра внесено в следующее задание.
Пять привычек, из-за которых задание не работает
Задание без нормы. «Нарезать мыло» без числа штук. Вечером нечего сравнивать: сделано 250 — много это или мало?
Рапорт «все сделано». Галочка без цифр ничего не говорит. Через месяц не восстановить, где была проблема.
Сырье выдают без записи. Кладовщик отдал «сколько надо». Потом перерасход не отличить от кражи, а норма расхода остается на бумаге.
Незавершенка теряется между сменами. Полуфабрикат лежит в цехе, а в учете его нет. Себестоимость партии занижена, остатки на складе врут.
Задание на 100% мощности. Любая мелочь ломает весь день. Лучше ставить 80–85% и добивать запасом.
Где вести сменные задания: бумага, таблица или система учета
Бумага. Бесплатно и понятно всем. Минус: вечером мастер переписывает цифры в таблицу, а бланк теряется или пачкается. Подходит цеху на 3–5 человек с одним изделием.
Таблица. Удобно считать план-факт и загрузку. Минус: сырье, склад и заказы живут в других файлах. Выдачу сырья и остатки сводят руками, а ошибка в формуле тихо портит итог.
Система учета. Задание собирается из производственных заказов, сырье списывается со склада по рецепту. В Золотенков МРП каждая операция заказа — задача со статусом и исполнителем, а в карточке заказа есть плановое и фактическое количество, плановое и фактическое время. Если за смену сделали 30 из 100, можно выпустить на склад 30, а остаток оставить в работе. Остатки сырья видно в разделе учета запасов. Минус: справочники товаров, рецептов и операций нужно один раз завести. Обычно это вечер работы.
Выбор простой. Если мастер тратит на сведение больше получаса в день или сырье регулярно «уходит в никуда», бумаги уже мало.
