Точка заказа (ROP): формула, 3 примера и расчёт остатков

Классическая картина в мини-мастерской: в понедельник мастер обнаруживает, что закончилась мыльная основа. В четверг — большая отгрузка. Поставщик везет основу 5–7 дней. Между «закончилась» и «везет» — три дня простоя и три ночи нервов. Дальше либо срочная закупка втридорога у розничного магазина, либо перенос сроков клиенту.

Эта история повторяется раз в 2–3 месяца почти в каждой мастерской — потому что закупка идет по ощущениям, а не по системе. Точка заказа (reorder point, ROP) — это та цифра остатка, при которой нужно заказывать, а не «уже закончилось, срочно».

В этой статье — как рассчитать точку заказа для каждой позиции сырья, как связать ее с минимальным остатком и страховым запасом, и как автоматизировать эту логику в Excel или MRP.

📊 Zolotenkov MRP подсвечивает позиции, у которых остаток ушел ниже заданного безопасного запаса (с учетом резерва под открытые продажи/производство и еще не пришедших закупок), и предлагает создать закупку на недостающее количество одной кнопкой — с дедлайном по сроку поставки из карточки.

Что такое точка заказа (ROP)

Точка заказа — это уровень остатка, при достижении которого нужно размещать новый заказ у поставщика. Не заказывать, когда остаток упал до нуля, и не заказывать «на всякий случай» раз в неделю, а заказывать ровно тогда, когда пора.

Формула:

ROP = (средний расход в день) × (срок поставки в днях) + страховой запас

Разберем по частям:

1. Средний расход в день — сколько в среднем уходит этой позиции сырья в сутки производства.
2. Срок поставки (lead time) — сколько дней от «нажали кнопку заказать» до «сырье на складе». Включает оплату, сбор поставщиком, доставку, приемку.
3. Страховой запас — буфер на случай всплеска расхода или задержки поставщика.

Пример для свечной мастерской (воск соевый):

• Средний расход: 2 кг в день
• Срок поставки: 7 дней (поставщик из Москвы, доставка по РФ)
• Страховой запас: 4 кг (на 2 дня всплеска)
• ROP = 2 × 7 + 4 = 18 кг

Когда остаток воска падает до 18 кг — это сигнал заказывать, а не «еще много». Через 7 дней придет новая партия, и к этому моменту будет как раз страховой запас.

Разница между ROP и минимальным остатком

Часто путают:

• Минимальный остаток (safety stock, страховой запас) — это буфер. Минимум, ниже которого нельзя опускаться. Его не трогают в штатном режиме.
• Точка заказа (ROP) — это триггер. Уровень, при котором нужно размещать заказ.

ROP выше минимального остатка. Между ROP и минимумом у вас есть запас для поставки. Если поставщик опоздал или производство ускорилось — вы расходуете страховой запас, но не останавливаетесь.

Графически:

• Остаток 50 кг: все нормально, работаем
• Остаток 18 кг: ROP, размещаем заказ
• Остаток 10 кг: это минимум, это наш страховой запас, он должен оставаться
• Остаток 4 кг: проблема, поставщик опаздывает, нужны аварийные меры

Как рассчитать средний расход

Если у вас есть история

За последние 3 месяца возьмите расход этой позиции, разделите на количество рабочих дней.

Пример:

• Март: расход 45 кг воска, 22 рабочих дня
• Февраль: 38 кг, 20 дней
• Январь: 32 кг, 17 рабочих дней (новогодние)
• Итого: 115 кг / 59 дней = 1,95 кг/день

Округляем в большую сторону: 2 кг/день.

Если истории нет

Возьмите нормы расхода × планируемый выпуск в день.

Пример для мыловарни (масло оливковое, на 1 партию 5 кг готового мыла):

• Норма: 1,5 кг оливкового / 5 кг мыла (30%)
• План: 1 партия в день в среднем
• Дневной расход: 1,5 кг

Для сезонных продуктов считайте по пиковому месяцу, не по среднему — иначе в декабре остановитесь.

Как определить lead time

Lead time зависит от поставщика и типа сырья. В РФ типичные значения:

Тип поставщика	Lead time
Онлайн-магазин с доставкой по Москве	1–2 дня
Онлайн-магазин, доставка по РФ	3–7 дней
Специализированный поставщик (профи, опт)	5–10 дней
Производитель напрямую (большие партии)	10–21 день
Импорт из Европы / Китая	30–60 дней
Экзотика (редкие эссенции, натуральные красители)	14–45 дней

Важно: не путайте срок доставки и lead time. Lead time включает:

1. Время от вашего решения до оплаты (может быть 1–3 дня)
2. Время обработки заказа у поставщика (1–5 дней)
3. Сборка и отправка (1–3 дня)
4. Доставка (зависит от города)
5. Приемка у вас (0,5 дня)

Реальный lead time в 1,5–2 раза больше, чем «написано на сайте поставщика».

Как рассчитать страховой запас

Классическая формула:

Страховой запас = z × σ × √lead_time

где z — коэффициент надежности (1,65 для 95% покрытия), σ — стандартное отклонение дневного расхода.

Для мини-мастерской это избыточная математика. Практические подходы:

Простой способ

Возьмите 25–50% от ROP без страхового запаса.

Пример:

• Дневной расход × lead time = 2 × 7 = 14 кг
• Страховой запас: 4 кг (≈30%)
• ROP = 14 + 4 = 18 кг

Более точный способ

Посмотрите на пиковые дни в истории. Если в один день было 5 кг вместо средних 2 кг — это ×2,5. Страховой запас = (максимум − среднее) × несколько дней.

Пример:

• Среднее: 2 кг/день
• Пик: 5 кг/день (в декабре перед праздниками)
• Разница: 3 кг/день
• Страховой запас на 2 дня пика: 6 кг

Если пиков не бывает, а lead time надежный — страховой запас минимальный (1–2 дня среднего расхода).

Сколько дней страхового запаса по типу позиции

Не назначайте одинаковый буфер всем подряд: сначала разделите сырьё по ABC-анализу номенклатуры, чтобы A-позиции получили больше контроля, а C-позиции не замораживали деньги.

• Критичное сырье (без него встает производство, уникальное): 10–14 дней
• Важное сырье (есть альтернатива, но неудобная): 5–7 дней
• Обычное сырье (легко купить в любом магазине): 2–3 дня
• Некритичное (упаковка, этикетки): 3–5 дней

Как применять ROP в учете

Шаг 1. Для каждой позиции заводим параметры

В карточке артикула сырья:

• Средний расход в день (пересчитывается раз в квартал)
• Lead time (от конкретного поставщика)
• Страховой запас (в единицах или днях)
• Точка заказа (ROP) — вычисляется из трех выше

Порядок настройки удобно брать из ABC-анализа номенклатуры: сначала A-позиции, где дефицит останавливает производство или продажи, затем B и только потом C-хвост.

Шаг 2. Отчет «На точке заказа»

Раз в день или раз в неделю (для большой мастерской — каждое утро) смотрите отчет:

Позиции на точке заказа или ниже — 20.04.2026
─────────────────────────────────────────
Воск соевый:           16 кг  (ROP 18)  ⚠️ заказывать
Аромат «Лаванда»:      350 г  (ROP 400) ⚠️ заказывать
Фитиль хлопок 10×30:   200 шт (ROP 150)    нормально
Баночка 50 мл:         45 шт  (ROP 60)  ⚠️ заказывать
Крышка на баночку:     80 шт  (ROP 60)     нормально
─────────────────────────────────────────
К заказу: 3 позиции

Шаг 3. Закупочный лист

Позиции из отчета собираются в один заказ поставщику (если у вас мастер-поставщик) или распределяются по поставщикам.

Не нужно заказывать каждую позицию отдельно — объедините в один заказ все, что есть в списке + то, что скоро будет на ROP (если знаете, что через 2 дня попадет).

Шаг 4. Автоматизация

В MRP система:

• Хранит безопасный запас и срок поставки в карточке материала / товара.
• В реальном времени считает «доступно к расходу» с учетом резерва под открытые продажи и производство и еще не пришедших закупок.
• Подсвечивает строку красным, когда доступный остаток упал ниже безопасного запаса.
• Одной кнопкой создает закупку на недостающее количество с дедлайном сегодня + срок поставки.

Автоподсчет среднего расхода из истории списаний и сезонных коэффициентов планируется в ближайших версиях; пока цифру безопасного запаса задаете руками по методике из этой статьи.

В Excel то же самое делается формулой =IF(Остаток<ROP; "заказать"; "ок") в отдельной колонке.

Как считать ROP для разных сценариев

Сезонный продукт

Если расход сильно меняется по сезонам, ROP пересчитывается ежемесячно.

Пример: подсолнечное масло в производстве халвы.

• Ноябрь–декабрь: расход 10 кг/день (сезон)
• Март–август: 3 кг/день (межсезонье)
• Lead time постоянный: 10 дней
• ROP (ноябрь): 10 × 10 + 20 = 120 кг
• ROP (апрель): 3 × 10 + 6 = 36 кг

Держать 120 кг постоянно — значит переплачивать за хранение. Пересчет раз в месяц — компромисс.

Штучное сырье

Для этикеток, крышек, баночек ROP считается в штуках, а не в кг.

Пример: баночка 50 мл под крем.

• Средний расход: 8 шт/день
• Lead time от поставщика: 14 дней (типография)
• Страховой запас: 30 шт
• ROP = 8 × 14 + 30 = 142 шт

Сырье с редкой партией

Если минимальная партия закупки — 25 кг, а ROP у вас 18 кг, то заказ на 7 кг недостающего не получится. Нужно заказывать сразу 25 кг или больше.

Решение: увеличить ROP до минимальной партии или заказывать реже, но полной партией.

Несколько поставщиков

Если у вас 2 поставщика одной позиции, ROP считается по медленному (худший кейс).

Пример: поставщик A — 5 дней lead time, поставщик B — 10 дней.

• Средний расход: 2 кг/день
• ROP по худшему: 2 × 10 + 4 = 24 кг

Если заказывать у A — будет запас (приходит через 5 дней). Если у B — все сойдется. В обоих случаях не встаньте.

Ошибки при расчёте ROP

1. «У нас все в голове»

ROP — это цифра, ее нельзя держать в голове для 50+ позиций сырья. На 2–3 позициях работает, на 10+ — неизбежные провалы.

2. Игнорировать страховой запас

ROP без страхового запаса = «заказал ровно когда закончилось». При любой задержке поставщика — простой.

3. Одинаковый lead time на все позиции

У разных поставщиков разный lead time. Масло из Москвы 3 дня, а эфирное из Индии — 45 дней. Один ROP «в среднем» — путь к постоянным дефицитам редкого сырья.

4. Не пересчитывать ROP при росте

Вы росли с 2 кг/день расхода до 8 кг/день, а ROP остался 18. В один момент вы съедаете 18 кг за 2 дня, и поставщик не успевает. Пересчет раз в квартал, при росте — чаще.

5. Путать ROP и «хочу чтобы всегда было много»

ROP — это рациональный уровень, при котором вы не стоите и не переплачиваете за хранение. Не «чем больше, тем лучше» — лишнее сырье это заморочка деньгами, риск порчи, засорение склада.

6. Не учитывать минимальную партию закупки

Если поставщик продает только по 25 кг, а ROP у вас 10 — вы все равно заказываете по 25. Логика ROP должна это учитывать, иначе в хранилище будет 40+ кг после каждой закупки.

7. Заказывать сразу все «чтобы на полгода»

Обратная крайность — раз в полгода закупать все оптом. Плюсы (скидка), минусы (замороженный оборотный капитал, порча, склад забит). Для мини-мастерской оборачиваемость важнее скидки.

Пример: готовая таблица ROP для свечной мастерской

Позиция	Расход/день	Lead time	Страх. запас	ROP
Воск соевый	2 кг	7 дн	4 кг	18 кг
Воск парафин	0,8 кг	7 дн	2 кг	8 кг
Аромат «Ваниль»	30 г	10 дн	80 г	380 г
Фитиль 10×30	8 шт	5 дн	20 шт	60 шт
Фитиль 12×40	4 шт	5 дн	15 шт	35 шт
Баночка 150 мл	8 шт	14 дн	30 шт	142 шт
Крышка	8 шт	14 дн	30 шт	142 шт
Коробка упаковочная	8 шт	7 дн	20 шт	76 шт
Этикетка с печатью	8 шт	10 дн	30 шт	110 шт

Такая таблица — один лист Excel, который пересчитывается раз в квартал. Весь учет остатков сверяется с ней каждое утро.

Как помогает Zolotenkov MRP

Что работает сейчас:

• Поле «Безопасный запас» (минимум) в карточке материала и товара — задается руками.
• Поле «Срок поставки» в карточке — используется для авто-дедлайна закупки.
• Сигнал «Ниже минимума» в реальном времени на странице «Остатки» (вкладки «Все», «Товары», «Материалы»): красная подсветка строки + кнопка «Создать закупку на N шт». Формула учитывает резерв под открытые продажи/производство и еще не пришедшие закупки.
• Фильтр «Ниже безопасного запаса» (тумблер) в каталоге материалов и товаров и на странице остатков — сразу видно, что в дефиците.
• Дедлайн закупки заполняется автоматически: сегодня + срок поставки из карточки.

Что планируется в ближайших версиях:

• Автоподсчет среднего расхода из истории списаний и предложение значения безопасного запаса.
• Сезонные коэффициенты для корректировки безопасного запаса по месяцам.
• Группировка предлагаемых закупок по поставщикам в один заказ.

Начать бесплатно — для мастерских до 5 человек.

Итоги

• ROP = средний расход × lead time + страховой запас.
• ROP — триггер к заказу, минимальный остаток — нижняя граница, между ними есть буфер.
• Без ROP закупка идет «по ощущениям» и провалы неизбежны.
• Пересчитывайте ROP раз в квартал, для сезонных продуктов — помесячно.
• У разных позиций свой lead time и свой страховой запас.
• ROP — это не про «больше — лучше», а про не простаивать и не переплачивать одновременно.