Учёт в кофейне с обжаркой: партии зерна, сроки после ростера, рецепты напитков

Кофейня, которая сама обжаривает зерно — это два бизнеса в одном: мини-производство (ростинг) и розничная точка (бариста + продажа зерна в пакетах). Каждый из этих бизнесов требует своего учёта, и только их связка даёт картину: сколько реально стоит чашка капучино, сколько живёт зерно на полке, и чем третья отгрузка декафа отличается от первой.

Классический паттерн для начинающей кофейни-ростера: зелёный кофе закуплен в Москве, обжарен на выходных, в понедельник варят эспрессо, а в понедельник через неделю бариста спрашивает: «А вот тот декаф, который ты в прошлую пятницу обжарил — он ещё хороший?» И никто не помнит точно, потому что записей нет.

В этой статье — как устроить учёт в кофейне с собственной обжаркой на 1–3 бариста и 1 ростер, чтобы видеть партии, сроки, себестоимость чашки и себестоимость 250-граммового пакета.

Цикл: зелёное зерно → ростинг → дегазация 5–14 дней → рабочий кофе 4–8 недель → списание

Чем кофейня с обжаркой отличается от обычной кофейни

Зелёный кофе — не готовое сырьё. Это сырьё для производственного процесса (ростинга). У него свои партии, поставщики, сроки (до 1 года при правильном хранении).
Обжаренное зерно — полуфабрикат. Ему нужна дегазация 5–14 дней, после чего оно 4–8 недель в пике и потом быстро «падает».
Два канала продаж одновременно. В чашке и в пакете (250/500 г). Один и тот же SKU идёт в оба канала, но себестоимость считается по-разному.
Сорта и микролоты. У хорошей кофейни 3–8 сортов одновременно (от эспрессо-бленда до однопроисхождения). Для каждого — отдельная партия зелёного и обжаренного.
Потери на обжарке. Зелёное зерно теряет 14–22% массы (сушка + газы). Без учёта этого теряется реальная себестоимость на грамм.
Сезонность по урожаю. Эфиопия — октябрь–январь, Колумбия — два урожая, Кения — два. Поставки зелёного привязаны к календарю, а не к вашему спросу.

Что нужно учитывать

1. Зелёный кофе по партиям

Каждое поступление — отдельная партия:

Сорт / происхождение (Эфиопия Йиргачефф Челелекту, Колумбия Супремо)
Дата урожая (crop 2025/2026)
Обработка (washed, natural, honey, anaerobic)
Поставщик и номер партии у поставщика
Входящий вес (брутто и нетто, обычно -2% на усадку мешка)
Цена за кг
Дата получения
Срок годности как зелёного (до 12 месяцев)
Влажность % (норма 10,5–12%)

Если везёте сами, добавьте логистику: перевозка, таможня. Для мини-кофейни это редко, обычно берут у локального импортёра.

2. Ростинг-журнал

Каждая обжарка (roast batch) фиксируется:

Дата и время
Партия зелёного (номер)
Вес на вход (например, 5 кг)
Вес на выход (4,1 кг, потеря 18%)
Профиль обжарки (время, температура, first crack, development time)
Степень обжарки (light, medium, medium-dark, dark) — Agtron или по ощущению
Ростер (кто делал — только мастер или напарник)
Дата готовности (после дегазации, обычно +5–10 дней)

Ростинг-журнал — это аналог производственного заказа. На выходе — партия обжаренного кофе.

3. Обжаренное зерно

Артикул отдельный от зелёного:

Название (Эфиопия Челелекту medium 05.04.2026)
Дата обжарки
Дата готовности (обжарка + 5–7 дней дегазации)
Срок использования (обычно 4–8 недель пика + 2 недели спада)
Остаток в кг
Себестоимость за кг (с учётом потерь обжарки)
Связь с партией зелёного

4. Продажа в пакете (250/500 г)

Расфасовка — отдельный производственный этап:

ПЗ «Фасовка Челелекту 250г × 20 пакетов»
├─ Обжаренное зерно: 5 кг (партия 05.04)
├─ Пакет foil с клапаном: 20 шт
├─ Этикетка с QR на происхождение: 20 шт
├─ Выход: 20 пакетов ГП
└─ Себестоимость пакета: 420 ₽ (зерно 340 + упак 60 + работа 20)

В учёте каждый пакет связан с конкретной обжаркой — покупатель сканирует QR и видит происхождение, дату ростинга, рекомендуемые рецепты.

5. Чашка кофе (напитки)

Это отдельный рецепт для каждого напитка. Стандарты:

Эспрессо: 9 г молотого кофе (double — 18 г)
Капучино: 18 г кофе + 150 мл молока
Флэт уайт: 18 г + 120 мл молока
Раф: 18 г + 150 мл сливок + 15 г сиропа
Фильтр (V60): 15 г кофе + 250 мл воды
Колд брю: 100 г кофе + 1 л воды, настой 12–18 ч

Себестоимость чашки = (кофе × цена кг обжаренного) + (молоко × цена л) + (стакан) + (сироп/топпинги) + (работа).

Пример капучино на 180 мл:

Кофе: 18 г × 1200 ₽/кг обжаренного = 22 ₽
Молоко: 0,15 л × 80 ₽/л = 12 ₽
Стакан или посуда: 6 ₽ (разовый) / 0 ₽ (свой)
Крышка, трубочка: 4 ₽
Работа бариста (норма — 1 мин на напиток, 400 ₽/ч): 7 ₽
Итого себестоимость: 51 ₽ (с разовым стаканом) / 41 ₽ (свой)

При цене 260 ₽ маржа на напитке 210 ₽ — это чистая реальность спешелти-кофейни.

6. Молоко и альтернативы

Отдельные артикулы по жирности и виду:

Молоко коровье 3,2%
Молоко коровье 2,5%
Овсяное
Миндальное
Соевое
Кокосовое

У каждого — свой срок годности (коровье 7–12 дней, растительное 3–7 дней после открытия), цена, расход на напиток.

7. Расходники

Стаканы (разовый 250 / 350 мл, свой под ополаскивание)
Крышки
Салфетки, трубочки, мешалки
Пакеты для зерна
Бумага для чеков

Как организовать учёт шаг за шагом

Шаг 1. Карточки партий зелёного

Отдельная таблица (или артикулы в MRP) — по каждому сорту и поставке. При приёмке вы фиксируете вес, влажность, цену. Это исходный актив.

Шаг 2. Ростинг-журнал

В день обжарки на ростере — фиксация каждого замеса. Даже если ростер маленький (3–5 кг за замес), каждый замес — отдельный лог. Это потом поможет сопоставить «вчерашняя обжарка капризная на эспрессо» с температурой развития.

Шаг 3. Связь зелёный → обжаренный

Через ростинг-журнал каждая партия обжаренного кофе знает свою партию зелёного. Если партия зелёного оказалась с дефектом (плесень, неправильная обработка), вы за 3 минуты видите все партии обжаренного из неё → снимаете с продажи → возвращаете клиентам деньги.

Шаг 4. Списание обжаренного

Каждый вечер (или каждый час для загруженной кофейни) — списание обжаренного по расходу:

Через POS: каждая чашка списывает норму (18 г для капучино)
Через инвентаризацию весов на эспрессо-машине: раз в смену сверяется

Если нет POS с рецептурами — инвентаризация в конце дня: было 5 кг, осталось 3,2 кг → списано 1,8 кг. Это проще, но менее точно.

Шаг 5. Списание по сроку

Обжаренное зерно старше 8 недель (или вашего установленного порога) — списывается в брак или уценяется для продажи со скидкой. Иначе вы угощаете клиентов подстарой кофе, они думают «ну, в общем, неплохо» и не возвращаются.

Шаг 6. Инвентаризация

Раз в неделю — полная инвентаризация: зелёный, обжаренный (по партиям), молоко (с датами), расходники. Полноценное партионное списание важно особенно для зерна.

Себестоимость и экономика

Себестоимость пакета 250 г зерна в продажу

Эфиопия Челелекту washed, medium roast:

Зелёное: 1 кг × 1 100 ₽/кг = 1 100 ₽
Потеря на обжарке 18%: 1 кг → 820 г обжаренного
Себестоимость 1 кг обжаренного: 1 100 / 0,82 = 1 342 ₽/кг
- Газ / электричество на обжарку: 60 ₽/кг = 1 402 ₽/кг
- Труд ростера (30 мин на 5-кг замес × 500 ₽/ч = 250 ₽ / 5 кг = 50 ₽/кг): 1 452 ₽/кг
Пакет 250 г: зерно 363 + упаковка 45 + этикетка 8 + работа 15 = 431 ₽
Цена продажи: 790–950 ₽
Маржа: 360–520 ₽

Себестоимость чашки капучино (уже обсудили выше)

~41–51 ₽ на зерне 1 452 ₽/кг.

Почему учёт потерь на обжарке критичен

Если вы продаёте пакеты, считая себестоимость «1 100 ₽ × 0,25 кг = 275 ₽ пакет» — это ошибка. Реальная себестоимость на обжаренный кг, а не на зелёный. Разница — 18–22%. Продаёте ли вы со скидкой или по правильной цене — знать эту цифру обязательно.

Типичные ошибки

1. Не вести ростинг-журнал

Обжарка «на глаз» без записи → невозможно повторить удачный профиль, невозможно диагностировать проблему. Минимальный журнал: дата, сорт, вес, степень обжарки, автор. Большее — в профессиональный софт.

2. Не отличать партии одного сорта

«Эфиопия» — одна строка в учёте. На самом деле за полгода у вас может быть 3 партии от 2 поставщиков. Вкус разный, оценка чашки разная, но в учёте — одно. Всегда отдельные партии, даже если название то же самое.

3. Продавать зерно раньше дегазации

Обжарили в четверг → в пятницу выставили в продажу. Клиент заварил в субботу → кофе «газит», пенится в аэропрессе, эспрессо льётся рывками. Плохой отзыв. Минимум 5 дней дегазации перед продажей — правило.

4. Игнорировать сроки обжаренного

Зерно возрастом 3+ месяцев «подстарое»: ароматика плоская, кислоты нет, горчинка. На эспрессо видно сразу, на молочном может «провалиться» через недели. Списание по сроку — не роскошь, а маркетинг.

5. Усреднять себестоимость на зелёное, а не на обжаренное

Ошибка -18% в себестоимости → при цене пакета 700 ₽ теряете 50 ₽ с каждого. На 100 пакетах в месяц — 5 000 ₽ в никуда.

6. Не связывать партию зелёного с отзывами

Клиент говорит «кофе стал похуже чем месяц назад» — и вы не можете понять, та это партия или другая. Связь через ростинг-журнал → знаете, это партия 03 или партия 05.

7. Продавать подстарое молоко

Ростеры фокусируются на зерне, а молоко (особенно растительное) открывают и забывают. Срок на бутылке — не срок после открытия. Запас овсяного в холодильнике 4 дня после открытия — дальше выбрасывать.

Сроки, которые нужно запомнить

Позиция	Срок годности
Зелёный кофе в джут-мешке	6–12 месяцев (сухое место, 15–22°C)
Зелёный в вакуумных пакетах Grain Pro	18–24 месяца
Обжаренное зерно, дегазация	5–14 дней
Обжаренное зерно, пик	2–6 недель после обжарки
Обжаренное зерно, спад	6–10 недель после обжарки
Обжаренное молотое	7–10 дней
Молоко коровье открытое	3–4 дня
Овсяное молоко открытое	4–5 дней
Сироп (сахарный)	3–6 месяцев
Сироп (натуральный)	1–2 недели открытый

Как помогает Zolotenkov MRP

Партии зелёного и обжаренного — отдельные артикулы со связью.
Ростинг-журнал встроен как тип производственного заказа: зелёное → обжаренное, с потерями.
Себестоимость кг обжаренного считается автоматически (зелёное + газ + труд + потери).
Рецепты напитков: одна чашка списывает зерно + молоко + расходники.
Срок годности для обжаренного — алерт за 7 дней до конца.
Карточки партии зелёного с cupping-оценкой и происхождением.
Экспорт CSV для QR-этикеток с историей партии.

Попробовать в раннем доступе — бесплатно для мастерских до 5 человек.

Итоги

Зелёный и обжаренный кофе — разные артикулы, связанные через ростинг-журнал.
Ростинг-журнал фиксируется на каждой обжарке, даже если ростер маленький.
Потери обжарки 14–22% нужно включать в себестоимость.
Дегазация 5–14 дней — обязательная пауза перед продажей.
Обжаренное зерно живёт 4–8 недель в пике, дальше — списание или уценка.
Себестоимость чашки — отдельная, себестоимость пакета — отдельная. Один и тот же SKU, разная экономика.