Учет в кофейне с обжаркой: партии зерна, сроки после ростера, рецепты напитков

Кофейня, которая сама обжаривает зерно — это два бизнеса в одном: мини-производство (ростинг) и розничная точка (бариста + продажа зерна в пакетах). Каждый из этих бизнесов требует своего учета, и только их связка дает картину: сколько реально стоит чашка капучино, сколько живет зерно на полке, и чем третья отгрузка декафа отличается от первой.

Классический паттерн для начинающей кофейни-ростера: зеленый кофе закуплен в Москве, обжарен на выходных, в понедельник варят эспрессо, а в понедельник через неделю бариста спрашивает: «А вот тот декаф, который ты в прошлую пятницу обжарил — он еще хороший?» И никто не помнит точно, потому что записей нет.

В этой статье — как устроить учет в кофейне с собственной обжаркой на 1–3 бариста и 1 ростер, чтобы видеть партии, сроки, себестоимость чашки и себестоимость 250-граммового пакета.

Цикл: зеленое зерно → ростинг → дегазация 5–14 дней → рабочий кофе 4–8 недель → списание

Чем кофейня с обжаркой отличается от обычной кофейни

Зеленый кофе — не готовое сырье. Это сырье для производственного процесса (ростинга). У него свои партии, поставщики, сроки (до 1 года при правильном хранении).
Обжаренное зерно — полуфабрикат. Ему нужна дегазация 5–14 дней, после чего оно 4–8 недель в пике и потом быстро «падает».
Два канала продаж одновременно. В чашке и в пакете (250/500 г). Один и тот же SKU идет в оба канала, но себестоимость считается по-разному.
Сорта и микролоты. У хорошей кофейни 3–8 сортов одновременно (от эспрессо-бленда до однопроисхождения). Для каждого — отдельная партия зеленого и обжаренного.
Потери на обжарке. Зеленое зерно теряет 14–22% массы (сушка + газы). Без учета этого теряется реальная себестоимость на грамм.
Сезонность по урожаю. Эфиопия — октябрь–январь, Колумбия — два урожая, Кения — два. Поставки зеленого привязаны к календарю, а не к вашему спросу.

Параметры учета кофейни с обжаркой

1. Зеленый кофе по партиям

Каждое поступление — отдельная партия:

Сорт / происхождение (Эфиопия Йиргачефф Челелекту, Колумбия Супремо)
Дата урожая (crop 2025/2026)
Обработка (washed, natural, honey, anaerobic)
Поставщик и номер партии у поставщика
Входящий вес (брутто и нетто, обычно -2% на усадку мешка)
Цена за кг
Дата получения
Срок годности как зеленого (до 12 месяцев)
Влажность % (норма 10,5–12%)

Если везете сами, добавьте логистику: перевозка, таможня. Для мини-кофейни это редко, обычно берут у локального импортера.

2. Ростинг-журнал

Каждая обжарка (roast batch) фиксируется:

Дата и время
Партия зеленого (номер)
Вес на вход (например, 5 кг)
Вес на выход (4,1 кг, потеря 18%)
Профиль обжарки (время, температура, first crack, development time)
Степень обжарки (light, medium, medium-dark, dark) — Agtron или по ощущению
Ростер (кто делал — только мастер или напарник)
Дата готовности (после дегазации, обычно +5–10 дней)

Ростинг-журнал — это аналог производственного заказа. На выходе — партия обжаренного кофе.

3. Обжаренное зерно

Артикул отдельный от зеленого:

Название (Эфиопия Челелекту medium 05.04.2026)
Дата обжарки
Дата готовности (обжарка + 5–7 дней дегазации)
Срок использования (обычно 4–8 недель пика + 2 недели спада)
Остаток в кг
Себестоимость за кг (с учетом потерь обжарки)
Связь с партией зеленого

4. Продажа в пакете (250/500 г)

Расфасовка — отдельный производственный этап:

ПЗ «Фасовка Челелекту 250г × 20 пакетов»
├─ Обжаренное зерно: 5 кг (партия 05.04)
├─ Пакет foil с клапаном: 20 шт
├─ Этикетка с QR на происхождение: 20 шт
├─ Выход: 20 пакетов ГП
└─ Себестоимость пакета: 420 ₽ (зерно 340 + упак 60 + работа 20)

В учете каждый пакет связан с конкретной обжаркой — покупатель сканирует QR и видит происхождение, дату ростинга, рекомендуемые рецепты.

5. Чашка кофе (напитки)

Это отдельный рецепт для каждого напитка. Стандарты:

Эспрессо: 9 г молотого кофе (double — 18 г)
Капучино: 18 г кофе + 150 мл молока
Флэт уайт: 18 г + 120 мл молока
Раф: 18 г + 150 мл сливок + 15 г сиропа
Фильтр (V60): 15 г кофе + 250 мл воды
Колд брю: 100 г кофе + 1 л воды, настой 12–18 ч

Себестоимость чашки = (кофе × цена кг обжаренного) + (молоко × цена л) + (стакан) + (сироп/топпинги) + (работа).

Пример капучино на 180 мл:

Кофе: 18 г × 1200 ₽/кг обжаренного = 22 ₽
Молоко: 0,15 л × 80 ₽/л = 12 ₽
Стакан или посуда: 6 ₽ (разовый) / 0 ₽ (свой)
Крышка, трубочка: 4 ₽
Работа бариста (норма — 1 мин на напиток, 400 ₽/ч): 7 ₽
Итого себестоимость: 51 ₽ (с разовым стаканом) / 41 ₽ (свой)

При цене 260 ₽ маржа на напитке 210 ₽ — это чистая реальность спешелти-кофейни.

6. Молоко и альтернативы

Отдельные артикулы по жирности и виду:

Молоко коровье 3,2%
Молоко коровье 2,5%
Овсяное
Миндальное
Соевое
Кокосовое

У каждого — свой срок годности (коровье 7–12 дней, растительное 3–7 дней после открытия), цена, расход на напиток.

7. Расходники

Стаканы (разовый 250 / 350 мл, свой под ополаскивание)
Крышки
Салфетки, трубочки, мешалки
Пакеты для зерна
Бумага для чеков

Как организовать учет шаг за шагом

Шаг 1. Карточки партий зеленого

Отдельная таблица (или артикулы в MRP) — по каждому сорту и поставке. При приемке вы фиксируете вес, влажность, цену. Это исходный актив.

Шаг 2. Ростинг-журнал

В день обжарки на ростере — фиксация каждого замеса. Даже если ростер маленький (3–5 кг за замес), каждый замес — отдельный лог. Это потом поможет сопоставить «вчерашняя обжарка капризная на эспрессо» с температурой развития.

Шаг 3. Связь зеленый → обжаренный

Через ростинг-журнал каждая партия обжаренного кофе знает свою партию зеленого. Если партия зеленого оказалась с дефектом (плесень, неправильная обработка), вы за 3 минуты видите все партии обжаренного из нее → снимаете с продажи → возвращаете клиентам деньги.

Шаг 4. Списание обжаренного

Каждый вечер (или каждый час для загруженной кофейни) — списание обжаренного по расходу:

Через POS: каждая чашка списывает норму (18 г для капучино)
Через инвентаризацию весов на эспрессо-машине: раз в смену сверяется

Если нет POS с рецептурами — инвентаризация в конце дня: было 5 кг, осталось 3,2 кг → списано 1,8 кг. Это проще, но менее точно.

Шаг 5. Списание по сроку

Обжаренное зерно старше 8 недель (или вашего установленного порога) — списывается в брак или уценяется для продажи со скидкой. Иначе вы угощаете клиентов подстарой кофе, они думают «ну, в общем, неплохо» и не возвращаются.

Шаг 6. Инвентаризация

Раз в неделю — полная инвентаризация: зеленый, обжаренный (по партиям), молоко (с датами), расходники. Полноценное партионное списание важно особенно для зерна.

Себестоимость и экономика

Себестоимость пакета 250 г зерна в продажу

Эфиопия Челелекту washed, medium roast:

Зеленое: 1 кг × 1 100 ₽/кг = 1 100 ₽
Потеря на обжарке 18%: 1 кг → 820 г обжаренного
Себестоимость 1 кг обжаренного: 1 100 / 0,82 = 1 342 ₽/кг
- Газ / электричество на обжарку: 60 ₽/кг = 1 402 ₽/кг
- Труд ростера (30 мин на 5-кг замес × 500 ₽/ч = 250 ₽ / 5 кг = 50 ₽/кг): 1 452 ₽/кг
Пакет 250 г: зерно 363 + упаковка 45 + этикетка 8 + работа 15 = 431 ₽
Цена продажи: 790–950 ₽
Маржа: 360–520 ₽

Себестоимость чашки капучино (уже обсудили выше)

~41–51 ₽ на зерне 1 452 ₽/кг.

Почему учет потерь на обжарке критичен

Если вы продаете пакеты, считая себестоимость «1 100 ₽ × 0,25 кг = 275 ₽ пакет» — это ошибка. Реальная себестоимость на обжаренный кг, а не на зеленый. Разница — 18–22%. Продаете ли вы со скидкой или по правильной цене — знать эту цифру обязательно.

Ошибки в учете обжарки кофе

1. Не вести ростинг-журнал

Обжарка «на глаз» без записи → невозможно повторить удачный профиль, невозможно диагностировать проблему. Минимальный журнал: дата, сорт, вес, степень обжарки, автор. Большее — в профессиональный софт.

2. Не отличать партии одного сорта

«Эфиопия» — одна строка в учете. На самом деле за полгода у вас может быть 3 партии от 2 поставщиков. Вкус разный, оценка чашки разная, но в учете — одно. Всегда отдельные партии, даже если название то же самое.

3. Продавать зерно раньше дегазации

Обжарили в четверг → в пятницу выставили в продажу. Клиент заварил в субботу → кофе «газит», пенится в аэропрессе, эспрессо льется рывками. Плохой отзыв. Минимум 5 дней дегазации перед продажей — правило.

4. Игнорировать сроки обжаренного

Зерно возрастом 3+ месяцев «подстарое»: ароматика плоская, кислоты нет, горчинка. На эспрессо видно сразу, на молочном может «провалиться» через недели. Списание по сроку — не роскошь, а маркетинг.

5. Усреднять себестоимость на зеленое, а не на обжаренное

Ошибка -18% в себестоимости → при цене пакета 700 ₽ теряете 50 ₽ с каждого. На 100 пакетах в месяц — 5 000 ₽ в никуда.

6. Не связывать партию зеленого с отзывами

Клиент говорит «кофе стал похуже чем месяц назад» — и вы не можете понять, та это партия или другая. Связь через ростинг-журнал → знаете, это партия 03 или партия 05.

7. Продавать подстарое молоко

Ростеры фокусируются на зерне, а молоко (особенно растительное) открывают и забывают. Срок на бутылке — не срок после открытия. Запас овсяного в холодильнике 4 дня после открытия — дальше выбрасывать.

Сроки, которые нужно запомнить

Позиция	Срок годности
Зеленый кофе в джут-мешке	6–12 месяцев (сухое место, 15–22°C)
Зеленый в вакуумных пакетах Grain Pro	18–24 месяца
Обжаренное зерно, дегазация	5–14 дней
Обжаренное зерно, пик	2–6 недель после обжарки
Обжаренное зерно, спад	6–10 недель после обжарки
Обжаренное молотое	7–10 дней
Молоко коровье открытое	3–4 дня
Овсяное молоко открытое	4–5 дней
Сироп (сахарный)	3–6 месяцев
Сироп (натуральный)	1–2 недели открытый

Как помогает Zolotenkov MRP

Партии зеленого и обжаренного — отдельные артикулы со связью.
Ростинг-журнал встроен как тип производственного заказа: зеленое → обжаренное, с потерями.
Себестоимость кг обжаренного считается автоматически (зеленое + газ + труд + потери).
Рецепты напитков: одна чашка списывает зерно + молоко + расходники.
Срок годности для обжаренного — алерт за 7 дней до конца.
Карточки партии зеленого с cupping-оценкой и происхождением.
Экспорт CSV для QR-этикеток с историей партии.

Начать бесплатно — для мастерских до 5 человек.

Итоги

Зеленый и обжаренный кофе — разные артикулы, связанные через ростинг-журнал.
Ростинг-журнал фиксируется на каждой обжарке, даже если ростер маленький.
Потери обжарки 14–22% нужно включать в себестоимость.
Дегазация 5–14 дней — обязательная пауза перед продажей.
Обжаренное зерно живет 4–8 недель в пике, дальше — списание или уценка.
Себестоимость чашки — отдельная, себестоимость пакета — отдельная. Один и тот же SKU, разная экономика.