Учет сырья и готовой продукции: от хаоса к системе

На старте любого мини-производства учет выглядит одинаково: все сырье в одном шкафу, готовая продукция — в другом, а что где и сколько осталось — в голове. Пока заказов мало, это работает. Но с ростом начинается хаос.

В этой статье разберем, как выстроить учет сырья и готовой продукции — без бухгалтерского образования и сложных программ.

Признаки того, что учет «сломался»

Проверьте себя:

• Вы не можете за 30 секунд сказать, сколько у вас осталось конкретного сырья
• Вы обнаруживаете нехватку компонента, когда уже начали производство
• На складе лежит сырье, о котором вы забыли
• Вы не знаете точно, сколько готовой продукции есть в наличии
• У вас бывает просрочка — масла, ароматизаторы, пищевые ингредиенты портятся

Если хотя бы два пункта — про вас, пора наводить систему.

Шаг 1. Проведите инвентаризацию

Первый шаг — понять, что у вас есть прямо сейчас. Выделите 2–3 часа и пересчитайте все:

Сырье и материалы

Создайте таблицу:

Название	Единица	Остаток	Мин. запас	Поставщик
Соевый воск	г	2400	1000	ВоскОпт
Отдушка «Ваниль»	мл	85	50	АроматТорг
Фитиль деревянный	шт	120	50	WickShop
Стакан стеклянный 200 мл	шт	45	30	Стеклопак

Готовая продукция

Название	Остаток	Где хранится
Свеча «Ваниль» 200 мл	12 шт	Полка A
Свеча «Лаванда» 200 мл	8 шт	Полка A
Свеча «Цитрус» 100 мл	23 шт	Полка B

Упаковка

Название	Остаток	Мин. запас
Коробка крафт 10×10×12	50 шт	30
Этикетка круглая	200 шт	100
Наполнитель бумажный	15 уп	5

Это ваша «точка ноль» — отсюда начинается учет.

Шаг 2. Определите единицы измерения

Звучит очевидно, но это частый источник ошибок. Решите раз и навсегда:

• Жидкости: миллилитры или граммы (не путайте — у масел плотность ≠ 1)
• Сыпучие: граммы
• Штучные: штуки
• Ткань: метры или сантиметры

Главное правило: закупка и расход — в одних единицах. Если покупаете воск килограммами, а в рецепте он в граммах — переводите при приемке.

Шаг 3. Наладьте учет приходов

Каждый раз, когда сырье приезжает от поставщика, фиксируйте:

1. Что приехало — название, количество
2. По какой цене — это нужно для расчета себестоимости
3. Когда — дата приемки
4. Срок годности — если применимо

Не откладывайте на потом. Коробки приехали → сразу записали. Иначе через неделю вы не вспомните, сколько чего было.

Шаг 4. Наладьте учет расхода

Расход сырья происходит при производстве. Есть два подхода:

Списание по рецепту (рекомендуется)

Когда вы произвели 10 свечей «Лаванда», система автоматически списывает:

• 1 800 г соевого воска
• 180 мл отдушки
• 10 фитилей
• 10 стаканов
• 10 этикеток

Это точно, быстро и не требует ручного пересчета каждого компонента.

Ручное списание

Вы сами записываете, сколько чего израсходовали. Подходит, если у вас нет рецептов или расход сильно варьируется от партии к партии. Но это долго и чревато ошибками.

Шаг 5. Контролируйте минимальные остатки

Для каждого ключевого сырья установите «красную линию» — минимальный запас, ниже которого нельзя опускаться. Это страховка от ситуации «все закончилось, а поставщик везет неделю». Подробная методика расчета со страховым запасом и lead time — в статье про точку заказа (ROP).

Как определить минимальный запас:

1. Посмотрите средний расход за неделю
2. Умножьте на срок доставки от поставщика
3. Добавьте запас 20–30%

Пример: вы расходуете 500 г отдушки в неделю. Поставщик везет 5 рабочих дней. Минимальный запас = 500 г + 30% = 650 г.

Когда остаток опускается ниже минимума — пора заказывать.

Шаг 6. Учет готовой продукции

Готовая продукция — это тоже склад, и его тоже нужно вести:

• Приход: произвели партию → записали количество
• Расход: продали / отгрузили → списали количество
• Остатки: в любой момент знаете, сколько чего есть

Это помогает:

• Быстро отвечать клиентам «есть в наличии» или «нужно произвести»
• Планировать производство: если «Лаванда» закончилась, а «Ваниль» стоит — производим лаванду
• Считать оборачиваемость запасов: какой товар продается быстро, а какой «залеживается» и морозит оборотный капитал
• Разделить номенклатуру по вкладу в выручку через ABC-анализ — топ-20% SKU обычно дают 80% продаж

Где вести учет

Блокнот / тетрадка

Плюсы: бесплатно, всегда под рукой. Минусы: нельзя искать, нельзя считать остатки автоматически, легко потерять.

Подходит для: самого старта, когда продуктов 2–3.

Excel / Google Таблицы

Плюсы: можно считать формулами, доступ с телефона (Google). Минусы: ручной ввод, легко ошибиться, формулы ломаются, нет связи между рецептами и остатками.

Подходит для: производства с 5–10 продуктами и дисциплинированным владельцем.

MRP-система

Плюсы: автоматическое списание по рецептам, контроль минимальных остатков, расчет себестоимости, все в одном месте. Минусы: нужно потратить время на начальную настройку.

Подходит для: производства с 10+ продуктами или если вы хотите расти.

Главное правило учета

Записывайте сразу. Не «потом», не «вечером», не «в конце недели». Пришло сырье — записали. Произвели партию — записали. Отгрузили заказ — записали.

Учет, который ведется «когда вспомню», хуже, чем никакой — он создает иллюзию контроля, а остатки не совпадают с реальностью.

Начните сегодня

Не нужно внедрять все сразу. Начните с инвентаризации — это займет 2–3 часа и уже даст ясность. Потом наладьте учет приходов. Потом — расхода.

А когда будете готовы автоматизировать — попробуйте Zolotenkov MRP. Заведите номенклатуру и рецепты — система возьмет на себя расчет остатков, списание и контроль минимальных запасов.