Учёт в типографии: тиражи, бумага, постпресс, дедлайны

Малая типография — старый, но не устаревший бизнес. Цифровая печать, ризография, шёлкография, широкоформатка — десятки видов работ, сотни типов бумаги, тысячи возможных тиражей. Маржа на одной и той же визитке может отличаться в 3 раза в зависимости от тиража, и без учёта вы либо берёте мало (и теряете на маленьких), либо берёте много (и теряете крупных клиентов в пользу конкурентов).

В этой статье — как устроить учёт в типографии на 2–10 человек, которая делает визитки, буклеты, стикеры, упаковку, наклейки.

Специфика учёта в типографии

Чем типография отличается от других мелкосерийных производств:

1. Тираж — главный параметр. Одна и та же визитка стоит 8 ₽ на тираже 100 шт и 2,5 ₽ на тираже 5000 шт. Без формулы расчёта — хаос.
2. Бумага — десятки артикулов. Мелованная, офсетная, дизайнерская, картон 250–400 г/м², дизайн-бумага под фольгу, самоклейка. Каждый артикул со своими характеристиками.
3. Расход чернил/тонера — нелинейный. Цветная заливка съедает в 5–10 раз больше тонера, чем чёрный текст.
4. Постпресс — отдельная экономика. Резка, фальц, ламинация, тиснение, биговка, вырубка, переплёт — каждая операция со своим временем и стоимостью.
5. Дедлайны критичны. «К завтра 9:00» — обычное требование. Сорванный срок = потеря клиента навсегда.
6. Технологии разные. Цифра (до 500 шт) vs офсет (от 1000 шт) vs ризография (50–500 шт) — разная экономика, разные пороги.

Что нужно учитывать

1. Бумага и материалы

Каждый артикул бумаги — отдельная позиция:

• Артикул и название (Мелованная глянцевая 300 г/м², формат SRA3)
• Плотность (г/м²) и формат (A4, A3, SRA3, B2)
• Поставщик (Полиграфсервис, Интерпресс, Регент)
• Остаток в листах
• Цена за лист и цена за упаковку (обычно 250 листов)
• Минимальный остаток для точки заказа

Дополнительно — расходники:

• Чернила/тонер (CMYK + специальные: белый, серебро, металлик)
• Плёнки для ламинации (глянцевая, матовая, тиснение)
• Картон для упаковки
• Скобы для брошюровки, клей для биндинга

2. Виды печати и техника

Типография обычно имеет несколько технологий:

• Цифровая печать — оптимально 1–500 шт
• Офсет — оптимально от 1000 шт
• Ризография — для маленьких тиражей одним цветом (бланки, объявления)
• Шёлкография — для футболок, пакетов, специальных поверхностей
• Широкоформатная — баннеры, плакаты, наклейки

Каждая машина — отдельная единица учёта со своей загрузкой, обслуживанием, расходниками.

3. Шаблоны заказов («продукты»)

Каждый стандартный продукт типографии — паспорт:

Визитка цветная двусторонняя 90×50, мелованная 300 г/м²:

• Раскладка на лист SRA3: 24 шт на лист
• Цветность: 4+4 (CMYK с двух сторон)
• Постпресс: резка
• Минимальный заказ: 100 шт
• Время: 30 мин на тираж до 500 шт

Буклет А4 × 2 фальца, 3 листа 130 г/м²:

• 6 страниц текста
• Цветность: 4+4
• Постпресс: фальц + сшив скобами
• Минимальный заказ: 50 шт

Стикеры круглые 50 мм на самоклейке:

• 60 шт на лист A4
• Постпресс: вырубка контура
• Минимальный заказ: 100 шт

4. Заказы и сроки

Каждый заказ — это:

• Клиент (физ/юр), способ оплаты
• Состав (визитки 1000 + буклеты 50 + стикеры 200)
• Файлы (макеты, требования к цветам)
• Дата и время готовности (по умолчанию 2–3 рабочих дня, срочно — за +50–100% к цене)
• Способ передачи (самовывоз / курьер / Я.Доставка)
• Цена, аванс, доплата

Очередь заказов критична. Если тираж 5000 буклетов вклинился впереди срочной визитки — клиент уйдёт.

Учёт шаг за шагом

Шаг 1. Инвентаризация бумаги и расходников

Раз в неделю — пересчёт:

• Бумаги по типам и форматам
• Чернил/тонера (по картриджам или контейнерам)
• Расходников (плёнки, скобы, картон)
• Минимальные остатки и точка заказа

Шаг 2. Стандартизируйте линейку

Типичная типография держит:

• 5–8 видов визиток (разная плотность, ламинация, тиснение)
• 4–6 видов буклетов (А4, А5, евро, разное число фальцев)
• 5–10 видов стикеров (форма, размер, материал)
• Бланочная продукция (накладные, меню, открытки)
• Упаковка (коробки, пакеты, наклейки)

Это уже 25–35 SKU. С шаблонами расход и себестоимость считаются автоматически по тиражу.

Шаг 3. Расчёт себестоимости по тиражу

Главная фишка типографского учёта — формула с разделением на постоянные и переменные:

• Постоянные расходы на заказ: препресс (макетирование, цветопроба), приладка машины, минимальная резка
• Переменные: бумага, чернила, постпресс на каждый лист

Пример формулы для визиток:

Себестоимость = Постоянные + (Переменные × количество)

Где:
Постоянные = препресс (200 ₽) + приладка (150 ₽) + базовая резка (100 ₽) = 450 ₽
Переменные = (бумага + чернила + резка) на 1 шт ≈ 1,0–1,5 ₽

Для 100 шт: 450 + 100 × 1,2 = 570 ₽ → 5,7 ₽/шт. Цена 8 ₽ — маржа 40%. Для 1000 шт: 450 + 1000 × 1,2 = 1 650 ₽ → 1,65 ₽/шт. Цена 4 ₽ — маржа 142%.

Без формулы типография берёт «по интуиции» 5 ₽ за визитку независимо от тиража — на 100 шт работает в плюс, на 5000 проигрывает конкуренту вдвое.

Шаг 4. Учёт нескольких заказов на одном листе

Часто на одном листе SRA3 печатают несколько разных заказов (разные клиенты), чтобы выгоднее использовать машину. Это называется «спуск» и требует:

• Раскладки разных макетов на одном листе
• Распределения расходов на лист по площади между заказами
• Учёта раскроя после печати

Хорошая система учёта позволяет «склеивать» несколько заказов в одну партию печати, а затем «развёрстывать» себестоимость на каждый отдельный заказ.

Шаг 5. Постпресс как отдельные операции

Каждая постпресс-операция имеет свою стоимость:

• Резка прямая: 5 ₽ за рез × количество резов
• Фальц: 3 ₽ за фальц × количество фальцев
• Биговка: 10 ₽ за биговку
• Ламинация: 8 ₽ за лист
• Тиснение фольгой: 30 ₽ за элемент
• Вырубка по контуру: 15 ₽ за лист

Без отдельного учёта постпресса визитки с круглыми углами могут стать убыточными, потому что вырубка не учтена в цене.

Типичные ошибки

Ошибка 1: единая цена независимо от тиража

«Визитка 5 ₽» — на 100 шт это убыток (себестоимость 5,7 ₽), на 5000 шт — упущенная выручка (могли продать за 4 ₽ и взять заказ в 10 раз больше). Цена должна зависеть от тиража по формуле.

Ошибка 2: общий учёт бумаги

«Мелованной 5000 листов». А это разная плотность? Разный формат? SRA3 за 14 ₽/лист и А3 за 8 ₽/лист — это разные деньги.

Ошибка 3: не учитывать приладку

Каждый запуск машины = время оператора + расход первых листов на цветопробу. Это 200–500 ₽ на любой тираж. На 5000 шт это копейки на штуку, на 50 шт — основная часть себестоимости.

Ошибка 4: спуск на «глаз»

Если несколько заказов кладутся на один лист, без учёта в системе сложно понять, кто из них «съел» ресурс. Распределение расходов через систему даёт честную себестоимость каждого.

Ошибка 5: дедлайны в голове

Очередь из 10 заказов с разными дедлайнами и приоритетами невозможно держать в голове. Один срочный «вклинившийся» заказ может сорвать остальные. Нужен инструмент-планировщик.

Что в итоге

Учёт в типографии — это бумага + тираж + постпресс + дедлайны. Хорошая система должна:

1. Вести бумагу по артикулам, плотности, формату с точкой заказа
2. Хранить шаблоны продуктов с раскладкой и постпрессом
3. Считать себестоимость по формуле с разделением постоянных и переменных
4. Поддерживать спуск нескольких заказов в одну партию печати
5. Управлять очередью заказов с приоритетами и дедлайнами

Когда в типографии 30+ SKU и 20+ заказов в день — ручной учёт в Excel и тетрадях ломается. Попробуйте Zolotenkov MRP — система умеет шаблоны продуктов с тиражной формулой, склейку заказов и контроль дедлайнов.