Первичные документы в крафт-производстве: что вести, как оформлять, что грозит за нарушение

Первичные документы — это доказательная база всего, что происходит в вашем производстве: поставщик передал сырьё, вы списали его в производство, продали готовую продукцию клиенту. Без правильных «первичек» любая операция юридически как будто не было. ФНС не признает расходы, поставщик не получит оплату, клиент не сможет вернуть брак — всё рассыпается.

Типовой начинающий мастер на УСН думает: «на упрощёнке же проще, документы не нужны». Это ошибка. УСН упрощает только налоговую отчётность, а требования к первичным документам — одинаковые для ИП, ООО, УСН, ОСН. Отсутствие документов = штрафы, потеря расходов, проблемы при проверке.

В этой статье — какие первичные документы обязательны в крафт-производстве, как их оформлять, в каких случаях они критичны, и какие штрафы за нарушения.

⚠️ Эта статья — обзор с практическими примерами, не юридическая или бухгалтерская консультация. По специфике вашей ниши и ситуации консультируйтесь с бухгалтером. Автор — не бухгалтер, не аудитор.

Пирамида первичных документов: от УПД до внутренних актов списания

Что такое «первичный документ»

По ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте» каждый факт хозяйственной жизни (покупка, продажа, списание, перемещение, оплата) оформляется первичным документом. Документ должен содержать:

Наименование (ТТН, накладная, акт)
Дата составления
Наименование организации-составителя
Содержание операции (что именно произошло)
Измерители (штуки, кг, литры, ₽)
Должности и ФИО ответственных
Подписи этих лиц

С 2013 года формы первички свободные (кроме некоторых обязательных: ТТН, счёт-фактура, чек). Но обязательно должны быть все 7 реквизитов выше.

Четыре большие группы первичных документов

1. Приёмка сырья (входящая первичка)

Документы, которые вы получаете от поставщика:

Товарная накладная (ТОРГ-12) — самый распространённый формат для передачи товара
Универсальный передаточный документ (УПД) — комбинирует ТОРГ-12 + счёт-фактуру в одном документе (удобнее!)
Товарно-транспортная накладная (ТТН) — обязательна при доставке автомобильным транспортом, подтверждает факт перевозки
Приходный ордер (форма М-4) — внутренний документ мастерской о приёмке с оприходованием на склад

2. Производство (внутренние документы)

Документы, которые вы создаёте сами для учёта движения внутри производства:

Требование-накладная (М-11) — движение сырья со склада в производство
Накладная на внутреннее перемещение (М-13) — между складами/цехами
Акт о приёмке выполненных работ — для учёта трудозатрат и этапов
Производственный отчёт — списание сырья и приходование ГП по партии
Акт списания — для брака, порчи, потерь

3. Продажа (исходящая первичка)

Документы, которые вы выдаёте клиенту:

УПД / ТОРГ-12 — при оптовой продаже юридическому лицу или ИП
Кассовый чек (через онлайн-кассу) — при розничной продаже физическому лицу по 54-ФЗ
Товарный чек — если чек онлайн-кассы недостаточно детализирован (на УСН часто добавляют для клиента)
Накладная на отгрузку — при самовывозе или доставке
Акт оказанных услуг — для услуг (фотостудия, дизайн, печать)

4. Маркировка и ВСД (специальная первичка)

Для нишей с обязательной маркировкой или ветеринарным контролем:

Коды «Честного знака» — с 2019 постепенно для молочки, парфюмерии, одежды, обуви, шин, фототоваров, БАДов, воды, пива, табака
ВСД в «Меркурии» — для молочки, мяса, мёда, рыбы
Декларация соответствия ТР ТС — на продукцию, подлежащую техрегламенту (косметика, пищёвка, бытовая химия, мясные консервы)

Детально: какие документы нужны конкретно вам

Для самозанятого (НПД)

Минимальный набор:

Чеки в «Моём налоге» — на каждую продажу физлицу или ИП/ООО (обязательно!)
Договор с клиентом — желательно для B2B, не обязательно для B2C

Самозанятый не обязан иметь полную первичку: нет ТОРГ-12, УПД, акта списания. Но на выгоду бизнеса стоит вести хотя бы журнал поступлений сырья (приходные ордера) и производственные отчёты — чтобы понимать свою экономику.

Что НЕ разрешено:

Выдавать УПД с НДС (у самозанятых НДС нет)
Работать по счёт-фактуре
Заниматься маркированной продукцией (требует как минимум ИП)

Для ИП на УСН

Обязательный набор:

ТОРГ-12 или УПД на все поступления сырья от поставщиков (они их выдают вам)
Кассовый чек через онлайн-кассу на каждую продажу физлицу (кроме освобождённых видов деятельности)
УПД при оптовой продаже B2B-клиентам (они ждут для отражения в учёте)
Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) — главный регистр для УСН
Приказы на списание или акты списания брака (для производства и при УСН 15%)

Желательно (для порядка и при проверках):

Приходные ордера М-4 внутренние
Производственные отчёты по партиям
Требования-накладные М-11 на списание в производство

Для ООО на УСН/ОСН

Полный набор всех документов. Без исключений:

ТОРГ-12 / УПД / ТТН входящие
Приходные ордера
Требования-накладные
Акты списания
Производственные отчёты
УПД / ТОРГ-12 / чеки исходящие
Акты выполненных работ (для услуг)
Оборотно-сальдовая ведомость
Журналы учёта
Инвентаризационные описи

Ключевые документы на примерах

УПД (Универсальный передаточный документ)

Самый важный документ в B2B. Совмещает накладную (передача товара) + счёт-фактуру (для НДС).

Когда нужен:

Опт-покупатель попросил
Вы продаёте юридическому лицу или ИП, которые хотят отразить расход
Для договоров с отсрочкой оплаты

Что должно быть:

Наименование поставщика и покупателя (полное, с ИНН/КПП)
Номер и дата
Перечень товаров/работ/услуг
Количество и цена
Сумма (с НДС или без — в зависимости от системы)
Подписи: руководителя, главного бухгалтера (или уполномоченного), материально-ответственного лица, получателя

Форма: с 2017 — статус «1» (накладная + счёт-фактура) или «2» (только накладная, без НДС). Для УСН всегда статус «2».

ТОРГ-12

Товарная накладная. Менее универсальная, чем УПД, но всё ещё распространена в традиционной рознице и у старых поставщиков.

На УСН используется в том же качестве, что и УПД со статусом «2» (без НДС).

Акт списания

Внутренний документ. Когда используется:

Списание брака — бракованная партия крема, свечи с пузырями, подгоревший торт
Списание просрочки — сырьё или ГП с истекшим сроком годности
Списание потерь — усушка, усадка, бой, естественная убыль
Списание образцов — розданные для дегустации, тестирования

Структура:

Дата и номер
Причина списания (с отсылкой к нормам или акту брака)
Перечень артикулов с количеством и стоимостью
Подписи комиссии (хотя бы 2 человек: мастер + руководитель)

При УСН 15% акт списания обязателен для подтверждения расходов на списанное. При УСН 6% не так критично, но важно для учёта и для понимания реальной экономики.

Подробно про брак и переделку — там показано, как правильно различать исправимый брак (возврат в процесс) от неисправимого (списание в убыток).

Требование-накладная М-11

Внутренний документ о передаче сырья со склада в производство:

Какое сырьё (артикул, партия)
Сколько (кг, л, шт)
Со склада «Материалы» в цех «Производство»
Для какого ПЗ (производственного заказа)
Подписи кладовщика и мастера производства

В мини-мастерской часто не оформляется в бумаге — учётная система делает это автоматически при старте производственного заказа.

Производственный отчёт

«Результат» работы на партии:

Производственный заказ №
Списано сырья (по требованию-накладной)
Трудозатраты
Выход готовой продукции
Потери (нормативные + сверхнормативные)
Мастер

Это ваш главный внутренний документ для корректной себестоимости. При УСН 15% — основание для признания расходов.

ВСД (Меркурий)

Ветеринарный сопроводительный документ. Электронный, выдаётся через ФГИС «Меркурий» от Россельхознадзора.

Для кого обязателен:

Молоко и молочные продукты (сыр, творог, сметана)
Мясо и мясные продукты (тушёнка, колбасы, копчёности)
Мёд и продукты пчеловодства
Рыба и морепродукты

Как работает:

Поставщик (фермер, заготовитель) оформляет eВСД на партию
При приёмке вы «гасите» eВСД (подтверждаете приход)
При отгрузке оптом оформляете свой eВСД

Без Меркурия опт невозможен. Штраф за отсутствие — 10–20 тыс ₽ для ИП, 100–500 тыс ₽ для ООО.

Подробнее в статьях ферма, пасека, тушёнка.

Коды «Честного знака»

Для маркированной продукции — код DataMatrix на каждую единицу потребительской упаковки.

Процесс:

Заказываете эмиссию кодов в ЦРПТ (стоимость ~50 коп/код)
Наносите на этикетку каждой банки/бутылки/упаковки
При производстве «вводите в оборот» через личный кабинет
При продаже физлицу — код списывается через онлайн-кассу автоматически
При оптовой отгрузке — передаёте коды покупателю

Без кодов в маркируемых категориях — запрет продажи + штраф 100–300 тыс ₽ для ИП.

Сроки хранения первичных документов

По общему правилу:

5 лет после окончания отчётного года — большинство первичных документов
Первичка, подтверждающая расходы на УСН 15% — минимум 5 лет после года, в котором расходы учтены
Документы по основным средствам — 5 лет после списания основного средства
Документы о кадрах — 75 лет (не крафт-тема, но для полноты)

Храните оригиналы с подписями. Для электронных документов — архив в системе ЭДО, которая гарантирует неизменность.

Электронный документооборот (ЭДО)

С 2022 года многие крупные поставщики и сети работают только через ЭДО:

СБИС
Диадок (СКБ Контур)
Такском
КорусФ
Sphere и другие

Плюсы ЭДО:

Документы приходят мгновенно, с электронной подписью
Архив годами в одной системе
Интеграция с учётной системой
Нет бумажных шкафов

Минусы:

Абонентка 3–10 тыс ₽/мес за провайдера
Нужна электронная подпись (УКЭП, 2–5 тыс ₽/год)
Другой поставщик может быть в другой системе — нужен роуминг

Для мини-производства с 5–10 поставщиками ЭДО имеет смысл, когда хотя бы 1–2 крупных работают только через него.

Штрафы за нарушения

Нарушение	Штраф ИП	Штраф ООО
Отсутствие первичных документов	10–30 тыс ₽	30–50 тыс ₽
Повторно в течение года	30–60 тыс ₽	60–100 тыс ₽
Некорректное оформление УПД	10–20 тыс ₽	30–50 тыс ₽
Отсутствие онлайн-кассы (или чека)	25% от суммы без чека, мин 10 тыс ₽	75–100% от суммы, мин 30 тыс ₽
Отсутствие ВСД (Меркурий)	10–20 тыс ₽	100–500 тыс ₽
Отсутствие марки ЧЗ	10–30 тыс ₽ + конфискация	100–300 тыс ₽ + конфискация
Непредставление КУДиР при проверке	200–300 ₽	10 тыс ₽
Отсутствие кассового чека покупателю	2 тыс ₽	10 тыс ₽

Повторные нарушения часто удваиваются или утраиваются. Главное — не экономить на документообороте: штрафы легко превышают затраты на нормальный учёт.

Типичные ошибки

1. «Мы на УСН, документы не нужны»

Упрощёнка упрощает налоговую отчётность, а не первичку. ТОРГ-12/УПД на входящее сырьё, чек на продажу, акт списания — всё одинаково обязательно.

2. Оформлять документы «задним числом»

Акт списания на декабрь, оформленный в апреле — красный флаг при проверке. Документ должен быть датирован датой события и подписан в разумный срок.

3. Забывать гасить eВСД в Меркурии

Поставщик оформил ВСД, вы приняли товар, но забыли «погасить» → в системе висит неисполненная доставка → у поставщика проблемы. При проверке Россельхознадзора у обоих сторон — штрафы.

4. Путать ТТН и ТОРГ-12

ТТН — про перевозку (автомобильный транспорт), ТОРГ-12 — про передачу товара. При доставке автомобилем нужны оба. При самовывозе клиентом — только ТОРГ-12.

5. Не хранить электронные копии

«Оригинал подписал, отдал, у себя не оставил». Через 2 года проверка — документа нет. Скан каждой первички в папку по дате — обязательно.

6. Ограничиваться чеком «с терминала»

Чек эквайринга (с терминала оплаты) — не первичный документ. Это подтверждение оплаты, но не факта передачи товара. Нужен дополнительно ТОРГ-12/УПД или чек онлайн-кассы.

7. Не оформлять приходный ордер

При получении ТОРГ-12 вы его «оприходуете» — это отдельный внутренний документ (М-4). В мини-мастерской часто пропускают. При проверке ФНС спросит: «где приходный ордер на 10-18 мая?».

8. Не хранить кассовые ленты 5 лет

Касса выдаёт чеки, но лента (Z-отчёт, X-отчёт, закрытия смен) хранится в ФН (фискальном накопителе) ~3 года и в облаке ОФД. После замены ФН старая лента может пропасть → нарушение. Копируйте отчёты раз в месяц.

9. Отправлять оригиналы по почте и ждать

Оригинал затерялся на почте → документа нет. Отправляйте электронные копии подписанных оригиналов + оригинал хранится у отправителя или идёт курьером со статусом отслеживания.

10. Не вести инвентарку раз в квартал

По ФСБУ 5/2019 инвентаризация склада — обязательна раз в год минимум. В малой мастерской «никто не проверит» → отсутствует документ инвентаризации → при споре с ФНС нет базы для объяснения усушек и потерь.

См. инвентаризация в мини-производстве.

Что хранить в «архиве» у мастерской

Минимальный рабочий набор (для ИП-мастерской на 1–5 человек):

📁 Документы 2026/
├─ 📁 01 Январь/
│   ├─ 📁 Входящие/
│   │   ├─ УПД от поставщика воска 10.01.pdf
│   │   ├─ УПД от поставщика баночек 15.01.pdf
│   │   └─ ТТН от транспортной компании 15.01.pdf
│   ├─ 📁 Исходящие/
│   │   ├─ Чеки онлайн-кассы 01–31.01 (zip)
│   │   ├─ УПД на B2B-клиента №1 15.01.pdf
│   │   └─ Акт оказания услуг 20.01.pdf
│   ├─ 📁 Внутренние/
│   │   ├─ Производственные отчёты ПЗ №1–7.pdf
│   │   ├─ Акт списания брака 18.01.pdf
│   │   └─ Инвентаризация на 31.01.pdf
│   └─ КУДиР за январь.xlsx
├─ 📁 02 Февраль/...
└─ 📁 Годовое/
    ├─ Декларация УСН за 2025.pdf
    ├─ Отчёт в ПФР.pdf
    └─ Инвентаризация годовая.pdf

Срок хранения — 5 лет. Храните на диске + облачная копия (Яндекс.Диск, Гугл-диск бизнес).

Как помогает Zolotenkov MRP

Автоматическое формирование производственного отчёта по каждому ПЗ
УПД/ТОРГ-12 на отгрузку клиенту — одной кнопкой по сделке
Акт списания брака при отметке неисправимого брака
Требование-накладная при перемещении сырья на ПЗ
КУДиР — выгрузка для бухгалтера / декларации УСН
Интеграция с ЭДО (в разработке) — СБИС, Диадок, Такском
Интеграция с Меркурием и Честным знаком (в разработке)
Архив документов с привязкой к партии / клиенту / поставщику
Сроки хранения — автоматическое сохранение 5+ лет

Попробовать в раннем доступе — бесплатно для мастерских до 5 человек.

Итоги

Первичные документы обязательны даже при УСН. Упрощение — только в налоговой отчётности.
4 группы: приёмка (ТОРГ-12, УПД, ТТН), производство (М-11, производственные отчёты, акты списания), продажа (УПД, чеки), спецдокументы (ВСД, ЧЗ).
УПД — самый универсальный документ для B2B, совмещает накладную и счёт-фактуру.
Самозанятый обходится чеками в «Моём налоге», но не может работать с маркировкой ЧЗ.
Сроки хранения — 5 лет (кроме кадров).
Штрафы за отсутствие или нарушения — от 10 тыс ₽ для ИП, сотни тысяч для ООО.
Электронный документооборот — must для работы с крупными контрагентами.
Первичка — не «для бухгалтера», а для вас самих: без неё нет учёта себестоимости, нет оснований для возвратов, нет защиты при спорах.