Партионный учёт в мини-производстве: зачем нужен и как вести

Партия — это количество продукции, произведённое за один цикл из одного сырья при одинаковых условиях. Звучит формально, но от того, ведёте ли вы партионный учёт, зависит не только отчётность Роспотребнадзору, но и возможность за час найти, где именно произошёл брак, отозвать проблемный продукт без потери всей выручки, и вовремя списать истекающее сырьё.

Мини-производства часто живут без партионного учёта: «всё мыло — просто мыло, всё мороженое — просто мороженое». До первой проверки или претензии. В этой статье — что такое партия, зачем её вести, как ввести партионный учёт в мини-производстве на 1–5 человек, с примерами по 3 нишам.

🧪 Если ведёте мыло, косметику, сыр, мясо, мороженое или любой другой продукт с регулированием и сроками годности — партионный учёт обязателен. В Zolotenkov MRP он встроен, ранний доступ бесплатно.

Что такое партия в производстве

В контексте производства есть два типа партий, которые часто путают:

1. Партия сырья (входящая)

Это количество сырья, поступившее от одного поставщика за одну поставку по одной накладной. Пример:

• Партия М-042: молоко фермы X, 40 л, срок до 21.04, цена 65 ₽/л, пришло 15.04 по накладной №178.

Всё молоко из этой поставки — одна партия. Характеристики одинаковые (один поставщик, один срок, одна цена).

2. Партия производства (исходящая)

Это количество готовой продукции, изготовленное за один цикл из определённого набора сырья. Пример:

• Партия П-045: пломбир ванильный, 1.8 л, изготовлена 15.04, использованы молоко М-042 (8 л) и сливки М-043 (3 л).

Между партиями сырья и партиями производства — связь многих-ко-многим. Из одной партии молока могут выйти несколько партий мороженого. В одну партию мороженого может попасть молоко из двух партий (если первой не хватило).

Эта связь и есть суть партионного учёта. Без неё — вы не сможете ответить на вопрос «откуда в этой партии пломбира молоко?» быстрее чем за полдня с перерыванием накладных.

Зачем вести партионный учёт

Четыре сценария, в которых без партий вам плохо:

1. Проверка Роспотребнадзора

Инспектор берёт образец вашего мыла с полки. Находит превышение по одному из консервантов. Вопрос инспектора: «Из какого сырья изготовлено это мыло, и есть ли ещё партии с этим же консервантом в обороте?»

Без партионного учёта — два-три дня разбираться с накладными. С партионным — за 10 минут: партия мыла M-217 → использованы партии сырья сода S-88 + масло O-142 + отдушка F-41, и вот список всего остального мыла, куда эти же партии уходили. Остановили продажу, написали объяснение.

Без партий вы физически не сможете удовлетворить требование трассировки из техрегламента ТС 021/2011 (для продуктов питания) или 009/2011 (для косметики).

2. Претензия клиента

Покупатель жалуется, что у ваших джерки странный привкус. Ваш вопрос себе: «Это эта партия или все партии?»

С партионным учётом — смотрите, с какой партии производства, в какой магазин ушло, сколько единиц вернуть на складе, нужно ли отзывать из магазина или только остановить продажу этой партии.

3. Брак в ходе производства

Повар перепутал сахар с солью в партии пирожных. Осознал через час, когда 200 штук уже расфасованы и частью проданы. С партионным учётом: списываете партию №П-042 целиком, восстанавливаете продажи (знаете какому клиенту вернуть). Без партий — путаница, неизвестно где хорошие, где плохие.

4. Контроль срока годности

На складе — 50 банок мёда. Партия М-12 (срок до мая) и партия М-15 (срок до августа). Партионный FIFO выдаёт первой ту, у которой срок ближе. Без партий — кто-то скажет «беру вот эту банку», и у вас в итоге на полке самая свежая, а старая с истекающим сроком зарастает в углу.

Как устроен партионный учёт

Базовая структура — три связанных журнала:

Журнал 1: Партии сырья

Каждая запись — одна входящая поставка.

Поле	Пример
Номер партии	М-042
Дата прихода	15.04.2026
Поставщик	Ферма «Зелёный луг»
Накладная	№178 от 15.04
Наименование	Молоко 3.4%
Количество	40 л
Цена	65 ₽/л
Срок годности	21.04.2026
Склад	Холодильник №2

Номер партии — сквозной по всему сырью, с префиксом по типу («М-» молочка, «С-» сахар и т.д., для быстрого поиска).

Журнал 2: Партии производства

Каждая запись — одна варка/выпечка/варка.

Поле	Пример
Номер партии	П-045
Дата производства	15.04.2026
Продукт	Пломбир ванильный 100 мл
Рецепт	Рецепт №12 v.2
Использованное сырьё	См. журнал 3
Выход (шт)	18
Выход (г/мл)	1800
Срок годности	15.10.2026 (6 месяцев)
Оператор	Светлана
Склад готовой	Морозилка №1, полка B

Журнал 3: Расход сырья по партиям

Связка между входящими и исходящими партиями.

Партия производства	Партия сырья	Количество
П-045	М-042 (молоко)	8 л
П-045	М-043 (сливки)	3 л
П-045	С-12 (сахар)	0.5 кг

В этот момент партионный учёт готов:

• Зная П-045 → найдём М-042, М-043, С-12 (что внутри партии).
• Зная М-042 → найдём П-045, П-046, П-049 (куда это молоко ушло).

Это и есть прослеживаемость (англ. traceability).

Примеры партионного учёта по 3 нишам

Натуральная косметика

Партия сырья: М-15 масло шиа 2 кг от «Naturalis» срок до 10.2026. Партия производства: К-089 крем «Облепиха» 100 г, 40 баночек, срок 6 месяцев, использованы М-15 (300 г) + М-21 (облепиховое) + К-07 (консервант).

Особенность ниши: натуральные масла имеют партии с разным запахом/цветом. Партия М-15 может быть жёлтой, М-22 — оранжевой. Если не вести партии, клиент с WB напишет отзыв «крем сменил цвет» — и вы не поймёте, это действительно качество просело, или партия сырья просто другая.

Мини-кондитерская

Партия сырья: С-12 сахар 10 кг, С-17 шоколад Callebaut 70% 2 кг, С-21 сливки 33% 5 л. Партия производства: К-203 муссовое пирожное «Гренадилья», 40 шт к 20.04.

Особенность ниши: кондитеры часто работают под заказ с конкретной датой выдачи. Партия производства привязана к этой дате. Если заказ отменили — вся партия списывается/замораживается/продаётся со скидкой. Без партий — неизвестно, что ушло в заказ, что осталось.

Мороженое и замороженные десерты

Партия сырья: М-042 молоко, М-043 сливки, С-88 стабилизатор. Партия производства: МР-112 пломбир 100 мл, 180 шт, срок 9 месяцев при −18°C.

Особенность ниши: срок годности длинный, но условный — сбой холодильника (температура >−12 дольше 2 часов) может перевести партию в статус «под проверку». Без партионного учёта и журнала температур — непонятно, какая именно партия «выжила», какая нет.

Как ввести партионный учёт — пошаговый старт

Шаг 1. Нумерация

Придумайте систему номеров. Простое правило — буква по типу + номер по порядку:

• М-001 молоко, первая партия в этом году
• С-001 сахар, первая партия
• П-001 партия производства пломбира
• К-001 партия производства крема

Или с датой: 2604-М-01 (26 апреля, молоко, партия №1 в день).

Главное — система однозначная и её все понимают. Лучше лишняя буква, чем путаница.

Шаг 2. Физическая маркировка

Каждая тара с сырьём — с наклейкой «М-042». Каждая готовая единица — с маркировкой партии производства (на упаковке, на дне банки, на дне коробки).

Без физической маркировки партионный учёт теряет смысл — в журнале есть связь, но на складе никто не знает, что в какой коробке.

Шаг 3. Документ расхода

При каждой варке/сборке — фиксируйте, из каких партий сырья брали и сколько. Это журнал 3 выше.

В малом производстве это часто забывается. «Да знаем, что это из той партии». Через 3 месяца при проверке — никто не знает.

Даже если вы ведёте в бумажной тетради — пишите в момент варки, а не «потом оформим».

Шаг 4. Склад партионный

Полка «Молоко» заменяется на две: «М-041» и «М-042». На каждой полке — одна партия. Когда берёте для варки — из конкретной полки, и фиксируете сколько.

Это физически больше труда, но:

• Нельзя случайно смешать
• Легко использовать FIFO (берём с полки с ближним сроком)
• Видно остаток партии за секунду

Шаг 5. Срок годности по партии

Партия сырья — срок от поставщика. Партия производства — срок по рецепту (6 мес для пломбира, 3 мес для мыла с натуральной основой и т.д.).

Алерт за 2 недели до конца срока: сделать промо, использовать в переработку или списать.

Партионный учёт в Excel vs MRP

Excel

Это 3 листа: сырьё, производство, расход. Связаны номерами партий через формулы ВПР/INDEX/MATCH.

Работает до 20–30 партий в месяц. После — формулы перестают обновляться, ссылки рвутся, появляются дубли.

Типичная боль: обновил одну ячейку — забыл обновить связанную в другом листе. Через месяц прослеживаемость битая.

MRP-система

Партии — первый класс сущности. При приёмке — создаётся партия с полями. При варке — выбираешь из списка партий сырья, система сама фиксирует расход. При продаже — партия производства списывается.

Ключевое преимущество: один клик → вижу всю цепочку. Партия крема → партия масла шиа → поставщик → накладная → дата прихода. Без поиска.

Требования законодательства

Для производителей пищевых продуктов и косметики прослеживаемость — обязательное требование, не опция.

• ТР ТС 021/2011 (пищевая безопасность) — раздел 10 про прослеживаемость. Нужно знать, из какого сырья изготовлен каждый продукт, и куда он был отгружен.
• ТР ТС 009/2011 (парфюмерно-косметическая продукция) — статья 7 про маркировку партии на упаковке и возможность проследить состав.
• «Честный Знак» для ряда категорий (молочка, БАДы, парфюмерия) — маркировка обязательна, и в ней зашифрована партия.

Штрафы за отсутствие прослеживаемости — от 30 до 300 тыс ₽ + остановка деятельности до устранения. Партионный учёт — дешёвая страховка.

Как Zolotenkov MRP помогает

В Zolotenkov MRP партии — встроенная сущность:

• Партия сырья создаётся автоматически при приёмке. Номер, срок годности, цена, поставщик — всё фиксируется.
• Партия производства — при закрытии варки/сборки. Система автоматически связывает с партиями сырья, которые вы списали.
• Прослеживаемость в двух направлениях — от партии готовой вверх (из чего состоит) и от партии сырья вниз (куда ушла).
• Журнал производства — готовый отчёт под Роспотребнадзора.
• FIFO автоматический с учётом срока годности и температурных инцидентов.
• Алерты на партии, у которых срок заканчивается через N дней.

Мы в бете, даём ранний доступ бесплатно первым 20 производителям. Если ваша ниша — мыло, косметика, кондитерка, сыр, мороженое, вяленые снеки или что-либо с партионностью — внедрим партии лично вместе с вами. Оставьте заявку.

Чеклист: внедряем партионный учёт за 7 дней

• День 1. Придумали систему нумерации, начали с каждой новой поставки.
• День 2. Напечатали наклейки для физической маркировки сырья на складе.
• День 3. Создали 3 журнала (сырьё / производство / расход) в Excel или MRP.
• День 4. Провели 1 варку с полной фиксацией расхода по партиям.
• День 5. Проверили: можете ли по партии готовой найти за 2 минуты партию сырья, из которой она сделана.
• День 6. Проверили обратное: по партии сырья найти все партии готовой, в которые она попала.
• День 7. Прошлись по складу, переложили продукцию по партиям (FIFO — ближний срок вперёд).

Дальше — дисциплина. Партионный учёт ценен только если вы каждую партию вводите, а не «почти каждую». Пропустили одну — трассировка рвётся.